Vadi rokasgrāmata

1. Darba sākšana

Reģistrējies ar e-pastu un paroli vai ar Google kontu. Pirmajā reizē atveras uzņēmuma pievienošanas vednis ar diviem soļiem:

1. Veids un rekvizīti. Izvēlies Uzņēmums (SIA, AS, biedrība) vai Pašnodarbinātais (saimnieciskās darbības veicējs, IK, MUN). Sāc rakstīt nosaukumu vai 11 ciparu reģistrācijas numuru — meklētājs atrod uzņēmumu Uzņēmumu reģistra atvērtajos datos un aizpilda nosaukumu un adresi. Ievadot derīgu reģ. numuru, sistēma fonā pārbauda PVN maksātāja statusu VID reģistrā. Reģistrācijas numurs (pašnodarbinātajam — personas kods bez domuzīmes) ir obligāts — bez tā nevar sagatavot EDS deklarācijas.
2. Nodokļu iestatījumi. Pašnodarbinātajam — režīms (vispārējais IIN vai MUN). Uzņēmumam — UIN režīms (standarta vai alternatīvais 15 % no 2026. gada). Visiem — PVN maksātāja statuss un periods (mēnesis/ceturksnis), kā arī vai ir darbinieki.

Pēc apstiprināšanas tiek izveidots uzņēmums ar standarta kontu plānu (Latvijas 8 klašu shēma) un 7 dienu bezmaksas izmēģinājumu bez kartes. Uzņēmuma e-pastā sākotnēji ieliekam tavu konta e-pastu (tas vajadzīgs EDS dokumentiem un rādās rēķinos) — nomaini to iestatījumos, ja vajadzīgs cits. Vienam kontam var būt vairāki uzņēmumi — saraksts ir adresē /o, jaunu pievieno ar «+ Pievienot uzņēmumu». Bezmaksas izmēģinājums ir vienu reizi kontā — to saņem pirmais izveidotais uzņēmums; nākamajiem abonements jānoformē uzreiz.

Pirmie soļi. Jauna uzņēmuma darbvirsmā redzams saraksts «Pirmie soļi»: aizpildi rekvizītus (IBAN, parakstītājs), izvēlies — sāc no nulles vai pārej no citas programmas (tad ievadi sākuma atlikumus — sk. Grāmatvedības cilnes §13), reģistrē pirmo ieņēmumu vai izdevumu (jaunam darījumam — «Izrakstīt rēķinu», jau notikušam — «Ievadīt ieņēmumu», sk. Grāmatvedības cilnes §2), pievieno darbiniekus un ielasi bankas izrakstu. Soļi atzīmējas paši; pēc pirmā dokumenta saraksts sakļaujas vienā rindā ar progresu, un to var arī paslēpt ar «Paslēpt». Uzņēmumam, kam ir tikai Noliktava, pirmie soļi ir noliktavas darbvirsmā — sk. Noliktavas cilnes §2.

Kā salikta izvēlne. Ar Grāmatvedību galvenē ir sadaļas Nauda (rēķini, ieņēmumi, izdevumi, naudas plūsma, banka), Algas (darbinieki, algu aprēķini, darba laika tabele, prombūtnes; redzama, ja ir darbinieki), Uzskaite (žurnāls, finanšu pārskati, pamatlīdzekļi), Nodokļi (Nodokļi un deklarācijas, Nodokļu kalendārs, uzņēmumam arī Gada pārskats) un Kartotēka (partneri un katalogs). Ja ieslēgta tikai Noliktava, rindā ir Noliktava, Rēķini un Kartotēka; ar abiem moduļiem rindā ir moduļi — Grāmatvedība, Noliktava — un Kartotēka, un katra moduļa sadaļas ir tā izvēlnē. Uz darbvirsmu ved zīme «Vadi» pa kreisi. Zvaniņš rāda, cik lietu prasa darbību: ar Grāmatvedību tas ved uz nodokļu kalendāru, tikai ar Noliktavu — uz noliktavas brīdinājumiem darbvirsmā. Uzņēmuma iestatījumi un «Mans konts» ir konta izvēlnē pa labi. Poga «+ Jauns» galvenē no jebkuras lapas atver jaunu dokumentu: rēķinu, ar Grāmatvedību arī ieņēmumu, izdevumu un «Skenēt čeku», ar Noliktavu — preču saņemšanu, norakstīšanu un pārvietošanu, un vienmēr — jaunu partneri vai preci katalogā. Telefonā galvenās saites ir joslā ekrāna apakšā: Sākums · Rēķini · «+ Jauns» · Izdevumi (bez Grāmatvedības — Noliktava) · Izvēlne; pārējās sadaļas, meklēšana un rokasgrāmata ir «Izvēlnē».

Nesaglabātā ievade nepazūd. Ja rēķina, ieņēmuma, izdevuma, manuāla grāmatojuma vai noliktavas dokumenta formu pamet nesaglabātu (piem., ar pārlūka «Atpakaļ»), atgriežoties formas augšā parādās josla «Šajā formā palika nesaglabāta ievade» ar pogām «Atjaunot nesaglabāto» un «Sākt no jauna». Ievade glabājas tikai šajā pārlūka cilnē līdz 24 stundām, un pievienotie faili tajā nesaglabājas.

MUN maksātājs nevar vienlaikus būt PVN maksātājs — sistēma to neļauj atzīmēt.

2. Ieņēmumi: rēķini

Visi ieņēmumi ir sadaļā Ieņēmumi — gan tavi izrakstītie rēķini, gan ieņēmumi bez rēķina; izvēlnes punkts Rēķini atver to pašu sarakstu tikai ar rēķiniem. Saraksta augšā ir atlases «Neapmaksātie», «Nenosūtītie», «Kavētie», «Apmaksātie» un «Melnraksti», apakšā — atlases kopsumma; anulētos rēķinus un melnrakstus tā neieskaita — tiem grāmatojuma nav, un citādi kopsumma nesakristu ar žurnālu un pārskatiem. Poga «+ Jauns rēķins» atver formālu klienta rēķinu ar PDF, secīgu numuru un, ja ieslēgta Grāmatvedība, automātisku grāmatojumu (sarakstā «Visi dokumenti» poga saucas «+ Jauns ieņēmums», un formā izvēlas «Rēķins» vai «Bez rēķina»).

Uzņēmumam bez Grāmatvedības moduļa (tikai Noliktava) sadaļa izvēlnē saucas Rēķini, un tajā ir tikai rēķini. Rēķins tad grāmatojumu neveido: tam ir numurs, PDF un apmaksas atzīmes, un, ja rindā ir noliktavas prece, izrakstīšana to izsniedz no noliktavas. Viss pārējais zemāk ir tāpat, tikai bez žurnāla un PVN deklarācijas.

1. Aizpildi formu. Izvēlies rēķina tipu — Rēķins (elektronisks, bez paraksta), Rēķins ar parakstu vai Preču pavadzīme (ar transporta laukiem; tai ir arī «PDF bez cenām» šoferim vai saņēmēja noliktavai) — un ar lauku «Rēķina valoda» to, vai PDF būs latviešu vai angļu valodā (ieskaitot summu vārdiem). Klientu meklē pēc nosaukuma vai reģ. numura gan savos partneros, gan Uzņēmumu reģistrā; jaunu izveido turpat. Ja prece piegādāta vai pakalpojums sniegts citā dienā nekā rēķina datums, atzīmē «Darījuma datums atšķiras». «Apmaksas termiņš» aizpildās no klienta kartes (pēc noklusējuma 10 dienas) — to var mainīt vai «Notīrīt». Rindās — apraksts vai prece no kataloga, daudzums, mērvienība, cena bez PVN, atlaide («+ Atlaide») un PVN režīms; kopsummas rēķinās uzreiz. Ja klientam ir pastāvīgā atlaide vai īpašas cenas, preces no kataloga ienāk jau ar klienta cenu (sk. «Klienta cenas» §4). Poga «Priekšskatīt» parāda PDF pirms izrakstīšanas.
2. Izraksti. «Izrakstīt rēķinu» uzreiz piešķir numuru no sērijas un, ja ieslēgta Grāmatvedība, izveido grāmatojumu (debitori pret ieņēmumiem un PVN). «Saglabāt melnrakstu» saglabā bez numura — to vēl var labot un izrakstīt vēlāk ar to pašu pogu rēķina lapā. Numuri ir secīgi; formātu un nākamo numuru iestata Iestatījumos (sk. §5). Izrakstīts rēķins ir grāmatvedības dokuments — to labo pēc zemāk aprakstītajiem noteikumiem, nevis vienkārši pārrakstot.
3. Nosūti klientam. PDF ir ar visiem PVN likuma 125. panta rekvizītiem, summu vārdiem un reversā PVN atzīmēm, ja vajadzīgas. Ja klienta kartē ir e-pasts, pēc izrakstīšanas galvenā poga ir «Nosūtīt e-pastā» — Vadi aizsūta vēstuli ar PDF pielikumā (sīkāk §3). Ja rēķinu sūti pats no sava pasta, spied «Atzīmēt kā nosūtītu» (bez klienta e-pasta tā ir galvenā poga, citādi — izvēlnē «⋯»). Abos gadījumos statuss kļūst «Nosūtīts», un programma vairs neļaus atsaukt izrakstīšanu (aizsūtītam dokumentam numuram jāpaliek).
4. Atzīmē apmaksu. Kopsummas kartē spied «Atzīmēt kā apmaksātu» — uz pogas redzams datums, ar kuru nauda tiks grāmatota (pēc noklusējuma šodien, visa summa). Ja nauda ienāca citā dienā vai tikai daļa, atver «Cits datums vai daļēja summa» un labo datumu vai summu: mazāka summa nozīmē, ka rēķins kļūst Daļēji apmaksāts un atlikums paliek redzams; nākamo maksājumu atzīmē tāpat. Šis datums ir naudas datums — rēķina datumu un PVN periodu tas nemaina (pašnodarbinātajam kases principā tas nosaka ieņēmuma mēnesi). Ja ielasi bankas izrakstu, apmaksu atzīmē turpat bankā (Grāmatvedības cilnes §4). Rēķinu var arī kopēt (ikona «Kopēt rēķinu») un ar ikonu «Atgādināt klientam» atvērt savā e-pasta programmā gatavu atgādinājumu.
5. Kļūda izrakstītā rēķinā. Rēķina lapā izvēlnē «⋯» spied «Atsaukt izrakstīšanu» vai «Anulēt rēķinu» — programma pati parāda to, kas šim rēķinam ir iespējams, un apstiprinājumā pasaka, kas notiks ar numuru. Ja rēķins nav atzīmēts kā nosūtīts un ir pēdējais sērijā, tas atgriežas melnrakstā: vari to izlabot un izrakstīt no jauna ar to pašu numuru. Ja rēķins jau nosūtīts vai nav pēdējais sērijā, tas tiek anulēts — dokuments un numurs paliek vēsturē ar atzīmi «Anulēts» (arī PDF), bet grāmatojuma vairs nav; numerācijā caurums nerodas. Apstiprinājumā ir rūtiņa «Rēķins jau nodots klientam» — to atzīmē, ja papīrs aizgājis klientam bez atzīmes programmā; tad numurs netiek izmantots otrreiz. Ja rēķins jau apmaksāts, vispirms spied «Atsaukt apmaksu». Ja periods jau slēgts (PVN deklarācija atzīmēta kā iesniegta vai gads noslēgts), ne atsaukt, ne anulēt vairs nevar — tad paliek tikai kredītrēķins.
6. Kredītrēķins. Izrakstīta rēķina lapā izvēlnē «⋯» spied «Kredītrēķins» — atveras forma ar tām pašām rindām ar mīnusa zīmi (daļējai kreditēšanai summas var samazināt). Pilnībā kreditēts oriģināls saņem statusu «Kreditēts». Kredītrēķins vispirms tiek ieskaitīts oriģināla neapmaksātajā atlikumā bez naudas kustības: oriģināla lapā parādās rinda «Kredītrēķini», un atlikums samazinās (pilnībā nosegts — «nokārtots ar kredītrēķinu»). Ja klients jau bija samaksājis vairāk, nekā pēc kredītrēķina pienākas, kredītrēķina lapā redzams «Jāatmaksā» un poga «Atzīmēt atmaksu klientam» — ar to grāmato naudas atmaksu. Ja rēķinā bija noliktavas preces, kredītrēķins tās atgriež noliktavā; ja tā ir tikai cenas atlaide un prece paliek klientam, formā noņem ķeksi «Atgriezt preces noliktavā» (sk. Noliktavas cilnes §4). Ja ieslēgta Grāmatvedība, kredītrēķins nonāk tā perioda PVN deklarācijā, kurā tas izrakstīts: ja oriģināls ir tajā pašā periodā, deklarācijā ir oriģināla samazinātā summa; ja agrākā — samazinājums ir 67. rindā un PVN1 I daļā (dokumenta veids 4).

PVN režīmu un likmi izvēlas katrā rindā. Sarakstā uzreiz redzamas iekšzemes likmes, pārējās — zem «Citas likmes (ES, eksports)…»:

• Iekšzeme — «21 % — standarta likme», «12 % — samazinātā likme», «5 % — grāmatas un prese» un «Atbrīvots no PVN» (PVN likuma 52. pants).
• Klientam citā ES valstī — «Pakalpojumi ES uzņēmumam — reversais PVN (0 %)» un «Preču piegāde ES uzņēmumam (0 %)»; abām vajag klienta ES PVN numuru.
• Ārpus ES — «Pakalpojumi uzņēmumam ārpus ES — PVN netiek piemērots» un «Preču eksports ārpus ES (0 %)».
• Reversais PVN Latvijā — būvniecības pakalpojumi, kokmateriāli, metāllūžņi, elektronika, graudaugi, dārgmetāli un metālu pusfabrikāti (PVN aprēķina saņēmējs).

Ja PVN maksātājs izraksta rēķinu klientam ar citas ES valsts PVN numuru (piem., DE…), rindu likmes pašas pārslēdzas uz 0 % «Pakalpojumi ES uzņēmumam — reversais PVN» (kataloga precēm — «Preču piegāde ES uzņēmumam»); nomainot klientu atpakaļ, atgriežas iepriekšējās likmes. Rindā likmi vienmēr var nomainīt ar roku. 0 % ES likmi bez klienta ES PVN numura izrakstīt nevar — melnrakstu saglabāt var, numuru ieraksta klienta kartē. Tāpat klientam, kura kartē valsts ir ārpus ES (piem., US) un ir reģistrācijas vai nodokļu numurs, kataloga pakalpojumu rindām ieliekas «Pakalpojumi uzņēmumam ārpus ES» (preču un brīva teksta rindas paliek, kā ir) — sīkāk §3. Ja esi PVN maksātājs tikai no noteikta datuma (Iestatījumos «PVN maksātājs no»), rēķinu ar agrāku datumu forma rāda bez PVN, un ar PVN to izrakstīt neļauj.

3. Darbs ar uzņēmumiem: ES klienti, PVN, e-rēķins, apmaksa

Šī sadaļa ir par rēķiniem citiem uzņēmumiem — Latvijā, citās ES valstīs un ārpus ES: kas nonāk rēķinā, kā to nosūtīt, kurā PVN periodā tas iekrīt, kā sagatavot e-rēķinu un kā sekot, vai klients ir samaksājis. Pats rēķina izrakstīšanas ceļš — §2.

Rekvizīti, līgums un termiņš

• Klienta nosaukums, reģ. numurs, adrese un PVN numurs nāk no partnera kartes (Latvijas uzņēmumam — no Uzņēmumu reģistra un VID PVN reģistra). Izrakstīšanas brīdī tie tiek ierakstīti rēķinā: vēlāka partnera kartes labošana jau izrakstītos rēķinus nemaina. Ja partneris ir PVN maksātājs, bet numurs kartē nav saglabāts, forma to pasaka un piedāvā «Saglabāt numuru».
• Līguma Nr. — blokā «Piezīmes, līgums un piegādes vieta»; numurs parādās rēķina galvenē. Turpat — piezīmes rēķinā (piem., pamatojums 0 % likmei).
• Apmaksas termiņš — klienta kartē (dienās); rēķinā tas kļūst par «Apmaksāt līdz», ko katram rēķinam var mainīt.
• Valoda un izskats — ārvalstu klientam rēķina valodu formā nomaini uz angļu; logotipu, zīmola krāsu, rēķina tēmu un noklusējuma valodu iestata Iestatījumos → «Rēķinu noformējums». Pielikumos rēķinam var pievienot līgumu vai pieņemšanas aktu.

Nosūtīšana e-pastā

Izrakstīta rēķina lapā spied «Nosūtīt e-pastā» (poga ir, ja klienta kartē ir e-pasts): adresāts, temats un teksts jau ir aizpildīti rēķina valodā, un tos var labot; rēķina PDF pievienojas pats. Vēstule iziet no Vadi adreses ar tava uzņēmuma nosaukumu, un klienta atbildes nonāk uz uzņēmuma e-pastu no rekvizītiem. Pēc sūtīšanas rēķins ir «Nosūtīts», un datums redzams kartē; atkārtoti — «⋯» → «Nosūtīt e-pastā vēlreiz». Sūtīt var īpašnieks, administrators un grāmatvedis.

Rēķinu sūtīšana e-pastā ir Pro un Premium tarifā (un uzņēmumam ar Noliktavu); mēnesī — līdz 100 vēstulēm, Premium tarifā vairāk, izmēģinājuma laikā — līdz 20. Bez tās lejupielādē PDF, nosūti no sava pasta un atzīmē «Atzīmēt kā nosūtītu».

Klients citā ES valstī

Pakalpojumiem ES uzņēmumam (IT, konsultācijas, mārketings u. c.) likme ir «Pakalpojumi ES uzņēmumam — reversais PVN (0 %)»: PVN maksā klients savā valstī, un PDF ir klienta PVN numurs un apgrieztās maksāšanas atzīme. Precēm — «Preču piegāde ES uzņēmumam (0 %)». Abām vajag klienta derīgu ES PVN numuru partnera kartē (pārbaudi to ar VIES saiti formā); kad tas ir, PVN maksātāja rēķinā likmes ieliekas pašas.

PVN deklarācijā pakalpojumi ES uzņēmumiem nonāk 48.² rindā, preču piegāde ES — 45. rindā, un abi — PVN2 pārskatā pa klientiem (tajā pašā XML failā, ko sagatavo Vadi). Ja uzņēmums nav PVN maksātājs, rēķins tiek izrakstīts bez PVN.

Klients ārpus ES

Pakalpojumi uzņēmumam ārpus ES (piem., ASV uzņēmumam — izstrāde, konsultācijas, dizains): sniegšanas vieta ir klienta valsts (PVN likuma 19. panta 1. daļa), tāpēc Latvijas PVN nav. Likme — «Pakalpojumi uzņēmumam ārpus ES — PVN netiek piemērots». Ja klienta kartē valsts ir ārpus ES (piem., US), ES PVN numura nav, bet ir reģistrācijas vai nodokļu numurs (tā redzams, ka klients ir uzņēmums), kataloga pakalpojumu rindām tā ieliekas pati, un forma to pasaka. Brīva teksta rindām (no teksta nevar zināt, vai tas ir pakalpojums) un klientam bez numura kartē forma likmi tikai piedāvā — ar pogu «Ielikt pakalpojumu rindām». Rindā likmi vienmēr var nomainīt. PDF rēķinā (latviski un angliski) parādās atsauce uz šo normu, e-rēķinā — kategorija «G». PVN deklarācijā darījums ir 48.² rindā un PVN1 III daļā (bez PVN summas), PVN2 pārskatā tas NAV — tas ir tikai ES klientiem. Klientam Latvijā vai ES šo likmi izrakstīt neļauj (arī caur API).

Tas der, ja klients ir uzņēmums. Izņēmumi, kuriem vietu nosaka citādi un PVN apliek kā parasti: ar nekustamo īpašumu Latvijā saistīti pakalpojumi, pasažieru pārvadājumi, pasākumu biļetes, ēdināšana, transportlīdzekļa īstermiņa noma, kā arī preču pārvadājumi un mantas noma, ko izmanto Latvijā. Privātpersonai ārpus ES parasti jāpiemēro 21 % (izņēmumi — PVN likuma 30. pantā uzskaitītie pakalpojumi, piem., konsultācijas, reklāma, licences, un elektroniski sniegti pakalpojumi); ja šaubies, saskaņo ar grāmatvedi.

Preču eksportam ir likme «Preču eksports ārpus ES (0 %)» (deklarācijā 48.¹ rinda; muitas apliecinājumu glabā pats). To forma pati neieliek: ja prece paliek Latvijā, tas ir iekšzemes darījums.

Kredītrēķins par šāda pakalpojuma vai eksporta rēķinu, kas bija iepriekšējā periodā, PVN deklarācijā neparādās (VID metodiskā materiāla 1. pielikums); tajā pašā periodā tas samazina oriģinālu. ES klientam kredītrēķins par iepriekšējā perioda rēķinu samazina 45. vai 48.² rindu un PVN2 summu (MK noteikumu Nr. 40 35. punkts); pilnībā kreditētu tā paša perioda piegādi PVN2 vairs nerāda vispār.

Kurā PVN periodā nonāk rēķins

Vadi periodu nosaka pēc PVN likuma 120. panta, nevis tikai pēc rēķina datuma:

• Iekšzemē — periodā, kad ir gan darījums, gan rēķins: ja rēķins izrakstīts 15 dienu laikā pēc darījuma, tas ir vēlākais no abiem datumiem (rēķins 2. oktobrī par darbu 30. septembrī ir oktobrī); ja vēlāk — darījuma datums + 15 dienas.
• Pakalpojumi ES uzņēmumam vai uzņēmumam ārpus ES — periodā, kad pakalpojums sniegts (darījuma datums).
• Preču piegāde ES — vēlākais no piegādes un rēķina datuma, ja rēķins izrakstīts līdz nākamā mēneša 15. datumam; ja vēlāk — piegādei sekojošajā mēnesī.
• Kredītrēķins — periodā, kad tas izrakstīts.

Tāpēc formā ir lauks «Darījuma datums atšķiras»: aizpildi to, ja darbs pabeigts vai prece piegādāta citā dienā nekā rēķina datums. Avansa rēķinus un ilgstošus darījumus Vadi atsevišķi nemodelē.

E-rēķins (XML)

Izrakstītam rēķinam var lejupielādēt strukturētu e-rēķinu — XML failu pēc PEPPOL BIS Billing 3.0 (Eiropas standarts EN 16931), ko prasa Grāmatvedības likums: rēķina lapā izvēlnē «⋯» → «E-rēķins (XML)». Ja klienta kartē atzīmēts «Budžeta iestāde vai cita publiska persona», poga «XML» ir uzreiz rēķina rīkjoslā, un rēķina forma atgādina, ka šādam saņēmējam vajag e-rēķinu.

• Budžeta iestādēm un citām publiskām personām e-rēķins ir obligāts, un tā dati jānodod VID kopš 2026. gada 1. janvāra.
• Starp uzņēmumiem (B2B) e-rēķins un datu nodošana VID būs obligāti no 2028. gada 1. janvāra; līdz tam to var lietot brīvprātīgi.
• Vadi e-rēķinu pats neizsūta un VID nenodod — lejupielādēto XML nosūti saņēmējam pa viņa norādīto kanālu (e-adrese vai e-rēķinu operators) vai pa e-pastu. Kā dati nonāk VID, nosaka izvēlētais kanāls.

Vai klients ir samaksājis

• Sarakstā Ieņēmumi atlase «Kavētie» rāda rēķinus pēc termiņa, un rindā redzams «Kavēts N d.»; «Neapmaksātie» — visus, par kuriem nauda vēl nav saņemta.
• Sarakstā Partneri aile «Atlikums» rāda, cik katrs klients ir parādā («Jāsaņem») vai cik jāatmaksā («Pārmaksa, jāatmaksā»).
• Partnera kartē — visi dokumenti un saldo uz izvēlēto datumu, «Salīdzināšanas akts PDF» un «Darījumi PDF» (sk. §4).
• Ar Grāmatvedību: klientu maksājumus bankas izrakstā sasaista ar rēķiniem (Grāmatvedības cilnes §4), un pārskats «Debitori / kreditori» rāda parādus pa partneriem un kavējuma grupām (turpat §11).

Ārējais grāmatvedis

Ja grāmatvedību ved ārpakalpojumā, uzaicini grāmatvedi savā uzņēmumā: Iestatījumi → Komanda, ieraksti viņa e-pastu, izvēlies lomu «Grāmatvedis» un spied «Uzaicināt». Vadi nosūta uzaicinājuma vēstuli (saiti var arī nokopēt un nosūtīt pats); saite derīga 14 dienas. Grāmatvedis piesakās vai reģistrējas ar to pašu e-pasta adresi, uz kuru nosūtīts uzaicinājums — ar citu adresi pievienoties nevar. Grāmatvedis kārto visu uzskaiti, bet nemaina rekvizītus, komandu un abonementu; par viņa piekļuvi papildu maksas nav (Pro un Premium tarifā). Lomas un tiesības — §5.

4. Partneri

Partneri ir klientu un piegādātāju katalogs. Katram partnerim ir loma — Klients (rādās rēķinu un ieņēmumu formā) un/vai Piegādātājs (rādās izdevumu, noliktavas saņemšanas un pasūtījumu formā); jāizvēlas vismaz viena. Ja vajag partneri otrā lomā (piem., klients, no kura arī pērc), formā to atrod, sākot rakstīt nosaukumu — sarakstā tas ir ar atzīmi «klients» vai «piegādātājs», un, saglabājot dokumentu, Vadi partnerim pats pieliek trūkstošo lomu.

• Latvijas partnerim ievadi nosaukumu vai reģ. numuru — nosaukums, reģ. numurs un adrese aizpildās no Uzņēmumu reģistra, bet PVN numurs un maksātāja statuss — no VID reģistra.
• Apmaksas termiņš (piem., 10 dienas) nosaka rēķina «Apmaksāt līdz» datumu, ko var mainīt katram rēķinam.
• Partneri veidojas arī automātiski, kad rēķinā, ieņēmumā vai izdevumā ievadi jaunu darījuma partneri — vēlāk tos vari papildināt.
• Ar ieslēgtu Noliktavu Vadi pats izveido partneri «Interneta veikala pircēji» — tas ir klients visām izsniegšanām bez rēķina (kase, interneta veikals; Noliktavas cilnes §4). Ja to pārsauc, nākamā izsniegšana izveidos jaunu.
• Klientu un piegādātāju sarakstu no iepriekšējās programmas pārnes Vadi komanda — sazinies ar mums (info@vadi.lv).
• Formās partneri izvēlas meklējot — sāc rakstīt nosaukumu vai reģ. numuru, saraksts filtrējas (arī Uzņēmumu reģistrā); izvēlies ar bultiņām un Enter.
• Dokumenti — partnera kartē pievieno līgumu, vienošanos vai saraksti (PDF vai foto, līdz 5 faili). Tie glabājas 10 gadus un ir pieejami visiem uzņēmuma lietotājiem. Dokumentu arhīvs ir no Pro tarifa.

Klienta cenas: atlaide un īpašās cenas

Klientam var noteikt savas cenas, un rēķina forma tās ieliek pati — nav jāatceras, kuram kāda atlaide. Avoti ir divi, abi klienta kartē:

• Pastāvīgā atlaide, % — lauks partnera formā. Tā attiecas uz visām kataloga precēm: rēķina rindā paliek kataloga cena, bet atlaides ailē ir klienta atlaide.
• Īpašās cenas — bloks «Klienta cenas»: izvēlies preci un ieraksti cenu bez PVN. Blakus redzama kataloga cena un starpība. Īpašā cena ir galīgā — pastāvīgā atlaide tai virsū netiek likta.

Rēķina formā, izvēloties klientu ar savām cenām, parādās paskaidrojums, un preces no kataloga rindā ienāk ar atzīmi «klienta cena» vai «klienta atlaide». Rindu var labot: ar roku labotu cenu vai atlaidi klienta maiņa vairs neaiztiek, bet automātiski ieliktās rindas pārrēķinās pēc jaunā klienta. Rēķina kopija cenas ņem tādas, kādas tās bija oriģinālā (klienta cenu saņem tikai no jauna izvēlēta prece), kredītrēķins — vienmēr oriģināla cenas, un jau izrakstītie rēķini nemainās. Kataloga preces kartītē redzams, kuriem klientiem precei ir īpaša cena: mainot kataloga cenu, viņu rēķinos tā nemainās.

Atlaidi un īpašās cenas maina īpašnieks, administrators vai grāmatvedis; pārējie tās redz. Tās piemēro Vadi rēķina forma.

Savstarpējie norēķini

Partnera kartē zem rekvizītiem ir visi dokumenti ar šo partneri: mūsu rēķini, ieņēmumi bez rēķina un no partnera saņemtie izdevumi, kā arī debitoru/kreditoru grāmatojumi bez dokumenta (sākuma atlikumi, ieskaiti, importēta vēsture). Virs saraksta izvēlies datumu «Stāvoklis uz» — saldo un katras rindas atlikums tiek rēķināts tieši uz to dienu: apmaksa, kas grāmatota vēlāk, uz izvēlēto datumu netiek ieskaitīta.

• «Salīdzināšanas akts PDF» — divpusējs dokuments ar abu pušu paraksta vietām: dokumenti, apmaksas un saldo uz izvēlēto datumu. Nosūti partnerim parakstīšanai gada beigās vai strīdu gadījumā.
• «Darījumi PDF» — iekšējs reģistrs par gadu līdz izvēlētajam datumam: visi dokumenti ar summu bez PVN, PVN, apmaksu un apmaksas datumu. Atšķirībā no akta te ir arī apmaksātie dokumenti; partnerim to parasti nesūta.
• Sloksne kartes augšā rāda sadarbību kopumā: apgrozījumu bez PVN (šogad un kopā), «Atlikums» (cik partneris mums parādā vai mēs viņam — tas pats skaitlis, kas partneru saraksta ailē «Atlikums» un aktā), darījumu skaitu un vidējo apmaksas termiņu. PVN apgrozījumā neietilpst, un peļņu pa partneriem sistēma nerēķina — izdevumi klientiem netiek piesaistīti.

Grāmatojumos bez dokumenta apgrozījumā ieskaita tikai to daļu, kurai otrā pusē ir ieņēmumu konts — apmaksas un sākuma atlikumi apgrozījums nav. Darījumu pārskatā šīs rindas ir atsevišķā kopsummā, lai skaitļus var salīdzināt.

VID reģistra dati atjaunojas reizi dienā, tāpēc pavisam svaigas reģistrācijas var vēl nebūt redzamas — galīgai pārbaudei izmanto VIES saiti formā.

5. Iestatījumi un komanda

• Mans konts (lietotāja izvēlnē augšējā labajā stūrī) — divas sadaļas. Profils: tavs vārds, saskarnes valoda un konta dzēšanas pieprasījums (kontu pēc pieprasījuma dzēš Vadi komanda — pati poga neko nedzēš). Drošība: e-pasta maiņa (ar apstiprinājuma saiti), paroles maiņa, divpakāpju autentifikācija — pēc paroles Vadi prasa arī 6 ciparu kodu no autentifikatora lietotnes telefonā (Google Authenticator, 1Password u. c.) — un «Iziet no citām ierīcēm». Ja konts izveidots ar Google, šeit vari izveidot paroli, lai ienāktu arī ar e-pastu. Aizmirstu paroli atjauno pieteikšanās lapā ar «Aizmirsi paroli?»; ja pazaudēts telefons ar autentifikatoru — raksti uz info@vadi.lv.
• Iestatījumi (turpat lietotāja izvēlnē) ir uzņēmuma iestatījumi — viena lapa ar sānu sarakstu (telefonā — izvēlne lapas augšā): sadaļas sagrupētas pa moduļiem — Uzņēmums, Grāmatvedība, Noliktava un Sistēma. Noliktavas un Sistēmas sadaļas redz tikai īpašnieks un administrators.
• Rekvizīti — nosaukums, reģ. numurs, PVN numurs, adrese, e-pasts, IBAN, banka un BIC/SWIFT, NACE kods un parakstītājs (vadītājs). Tie nonāk rēķinu PDF un EDS dokumentos. Nosaukums, reģ. numurs, adrese (pašnodarbinātajam — parasti deklarētā dzīvesvieta) un e-pasts ir obligāti; PVN maksātājam — arī PVN numurs (ieslēdzot PVN statusu, tas aizpildās pats kā LV + reģ. numurs).
• Rēķinu noformējums — logotips (savs logotips un rēķins bez Vadi atzīmes — Pro un Premium tarifā), zīmola krāsa, rēķina tēma, noklusējuma rēķina valoda (latviešu/angļu) un Rēķinu numerācija: prefikss, numura formāts, nākamais numurs un «Katru gadu sākt numerāciju no 1». Ja līdz šim rēķinus izrakstīji citā programmā, turpini tās numerāciju.
• Nodokļi un EDS (bez Grāmatvedības — PVN) — PVN statuss, «PVN maksātājs no» (datums, kopš kura esi PVN reģistrā; agrāki dokumenti ir bez PVN un deklarācijā neietilpst) un periods, UIN/MUN režīms, darbinieku pazīme, algu izmaksas diena, «cenas ar PVN» slēdzis.
• Uzskaites politika — nolietojuma politika un sākuma atlikumi; Kontu plāns — pievieno vai labo kontus (8 klašu shēma).
• Komanda — uzaicini grāmatvedi vai kolēģi: ieraksti e-pastu, izvēlies lomu un spied «Uzaicināt». Vadi nosūta uzaicinājuma vēstuli (saiti var arī nokopēt); tā derīga 14 dienas, un pievienoties var, tikai piesakoties ar to pašu e-pastu. Grāmatveža piekļuve ir bez papildu maksas Pro un Premium tarifā; administratoru un skatītāju var pievienot Premium tarifā, noliktavnieku — uzņēmumā ar Noliktavu. Uzaicināt un noņemt dalībniekus var īpašnieks un administrators.
• Abonements — moduļi, tarifs un izmēģinājuma perioda atlikušās dienas.
• EDS API (beta) (sadaļā «Nodokļi un EDS») — ielīmē API atslēgu no EDS (Iestatījumi → API atslēgu pārvaldība; derīga līdz 90 dienām). Sadaļā ir soli pa solim aprakstīts, kā to izdarīt, ar saiti uz EDS un poga «Pārbaudīt savienojumu», kas ar saglabāto atslēgu nosūta testa autorizāciju (nekas netiek iesniegts).
• Darbību žurnāls (Sistēma) — svarīgāko darbību pieraksts (kurš izrakstīja rēķinu, apstiprināja algas, slēdza gadu, mainīja iestatījumus); ieraksti nav labojami.

Lomas un tiesības — ko katra loma drīkst:

Skatītājs redz visu, ieskaitot algu aprēķinus — lomu dod tikai cilvēkiem, kam uzticies (piem., otram īpašniekam vai revidentam). Lomai bez rakstīšanas tiesībām lapas ir tikai skats: pogu «Saglabāt», «Apstiprināt» u. tml. nav, kartītes ir ar atzīmi «Tikai skatīšanai», un lapas, kas paredzētas tikai jaunu ierakstu veidošanai, neatveras. Eksporti, PDF un priekšskati paliek pieejami.

Noliktavnieks grāmatvedību neredz vispār. Iepirkuma cenas, pašizmaksu un krājuma vērtību viņš redz, ja noliktavas iestatījumu sadaļā «Iespējas» ieslēgts «Noliktavnieks redz cenas» (sākumā ieslēgts), bet uzņēmuma apgrozījumu un peļņu — tikai ar «Noliktavnieks redz uzņēmuma apgrozījumu» (sākumā izslēgts). Sīkāk — Noliktavas cilnes §13.

Saskarnes valoda. Vadi darbojas latviski un angliski — valodu izvēlas sadaļā Mans konts → Profils (konta izvēlne augšējā labajā stūrī; pirms ienākšanas — ar karodziņu pieteikšanās lapā). Izvēle saglabājas tavā profilā un pārnesas uz citām ierīcēm. Tā ir atsevišķa no dokumentu valodas: rēķina PDF valodu (latviešu/angļu) izvēlas rēķina formā un iestatījumos, un EDS deklarācijas vienmēr ir latviešu valodā, kā to prasa VID.

Konts un parole. Paroli atjauno pieteikšanās lapā ar «Aizmirsi paroli?» — uz e-pastu pienāks atiestatīšanas saite. Ja pieteicies ar Google, parole nav vajadzīga. E-pastu maini pats sadaļā «Mans konts → Drošība»; konta dzēšanu pieprasi sadaļā «Mans konts → Profils» vai rakstot uz info@vadi.lv — konta dzēšana neatgriezeniski dzēš arī uzņēmumu datus, tāpēc pirms tam lejupielādē pārskatus un dokumentus (PDF/CSV/XML).

6. Meklēšana

Meklēšanas lauks «Meklēt…» galvenē (telefonā — «Meklēt» izvēlnē) atrod vienuviet partnerus, rēķinus, ieņēmumus un izdevumus, darbiniekus, grāmatojumus, pamatlīdzekļus, bankas transakcijas, kā arī kataloga preces, noliktavas dokumentus un partijas. Ieraksti vismaz 2 rakstzīmes — parādās ātrie rezultāti; Enter vai «Visi rezultāti →» ved uz pilno meklēšanas lapu ar tabulām. Rezultātos ir tikai tas, ko tava loma drīkst redzēt.

7. Datu drošība un rezerves kopijas

• Kur glabājas dati — Eiropas Savienībā: datubāze un lietotne mitinās Hetzner datu centrā Vācijā, augšupielādētie dokumenti — Cloudflare objektu glabātuvē ar glabāšanas reģionu ES; savienojums vienmēr ir šifrēts (HTTPS).
• Rezerves kopijas — datubāzei automātiski tiek veidotas rezerves kopijas vairākas reizes dienā, un tās glabājas atsevišķi no paša servera; papildus katru svarīgo darbību sargā rindu līmeņa drošība un līdzsvara pārbaudes.
• Savas kopijas — jebkurā brīdī vari lejupielādēt žurnālu un pārskatus (PDF/CSV), rēķinus (PDF) un deklarācijas (XML) — tie noder arī kā tavs arhīvs ārpus sistēmas. Grāmatvedības dokumenti pēc likuma jāglabā 5 gadus.
• Darbību žurnāls — Iestatījumos (sadaļa «Sistēma», redz īpašnieks un administrators) pieejams svarīgāko darbību pieraksts (kurš izrakstīja rēķinu, apstiprināja algas, slēdza gadu) — ierakstus nevar labot vai dzēst.
• Vadi atbalsts — ja kopā risinām problēmu, Vadi atbalsts tavu uzņēmumu var atvērt tikai skatīšanās režīmā (neko mainīt nevar), uz laiku līdz 2 stundām un tikai ar pierakstītu iemeslu. Darbību žurnālā tas redzams kā «Vadi atbalsts atvēra uzņēmumu skatīšanās režīmā» un «… aizvēra skatīšanās režīmu».
• Piekļuve — dati redzami tikai uzņēmuma komandas biedriem ar atbilstošu lomu; paroles pārbaudes limitē arī pieprasījumu biežums (aizsardzība pret minēšanu).

8. Abonements un moduļi

Moduļi. Vadi sastāv no kodola (rēķini, partneri, iestatījumi, meklēšana, drošība un abonements) un moduļiem, ko pieslēdz pēc vajadzības: Grāmatvedība (izdevumi, banka, algas, žurnāls, pārskati un EDS deklarācijas) un Noliktava (preču atlikumi, saņemšana, norakstīšana, inventarizācija un pašizmaksa). Uzņēmumam var būt tikai grāmatvedība, tikai noliktava vai abi moduļi; kodols ir abos. Ieslēgtie moduļi nosaka, kādas sadaļas ir izvēlnē un kādas cilnes redzamas šajā rokasgrāmatā. Ja neviens modulis nav aktīvs, datus var skatīt un eksportēt, bet jaunus rēķinus, partnerus un preces saglabāt nevar, kamēr nav izvēlēts tarifs.

Grāmatvedību var pieslēgt pats: sadaļā Abonements izvēlies tarifu un samaksā ar karti. Noliktavu pagaidām ieslēdz Vadi komanda — uzraksti uz info@vadi.lv vai spied «Sazināties» moduļa kartītē, un mēs to pieslēgsim. Katra moduļa statuss un datums, līdz kuram tas apmaksāts, redzams turpat sadaļā Abonements. Ja modulis tiek izslēgts, tā sadaļas pazūd no izvēlnes, bet dati paliek — pieslēdzot atpakaļ, viss ir vietā.

Katram uzņēmumam ir savs abonements — trīs tarifi (vienādi visiem, cenas bez PVN): Pamats 9 €/mēn. (90 €/gadā), Pro 17 € (170 €), Premium 35 € (350 €); gada maksājums = 2 mēneši bez maksas; maksājumam pieskaita PVN 21 %. Apmaksa notiek sadaļā Abonements (saite Iestatījumos) ar Visa vai Mastercard karti Stripe drošajā maksājumu lapā — kartes dati Vadi serveros nenonāk.

• Apmaksāt un pārvaldīt maksājumus var tikai īpašnieks vai administrators. Čeki pienāk uz uzņēmuma e-pastu; rēķinus un karti pārvalda poga «Pārvaldīt maksājumus un rēķinus».
• Premium tarifā ir prioritārs atbalsts — latviski, angliski un krieviski; šī tarifa e-pastus izskatām prioritārā kārtā. Pamata un Pro tarifā — standarta atbalsts.
• Abonements atjaunojas automātiski. Atcelt var jebkurā brīdī — piekļuve paliek līdz apmaksātā perioda beigām; samaksātās summas par iesākto periodu netiek atmaksātas (pirms abonēšanas visu var izmēģināt bezmaksas periodā).
• Ja izmēģinājums beidzies un abonements nav apmaksāts, sadaļas ir slēgtas, bet dati saglabājas un eksports (PDF/CSV) paliek pieejams. Konta un datu dzēšanu var pieprasīt, rakstot uz info@vadi.lv.

Jautājumi par apmaksu? Raksti uz info@vadi.lv — atbildam arī izmēģinājuma laikā.

1. Darbvirsma un nodokļu kalendārs

Darbvirsma ir uzņēmuma sākumlapa. Augšā ir rādītāju josla (ieņēmumi, izdevumi, rezultāts, nauda kontos, debitori, kreditori) ar salīdzinājumu pret iepriekšējo mēnesi eiro; mēnesi pārslēdz ar bultiņām ‹ ›. «Ieņēmumi» un «Izdevumi» skaita dokumentus, bet «Rezultāts» ir mēneša peļņa vai zaudējumi no grāmatvedības — tajā jau ir algas ar darba devēja nodokļiem un nolietojums, bet nav pamatlīdzekļa pirkuma, tāpēc tas nav vienkārši pirmo divu starpība. Zemāk — paneļi par nodokļu saistībām, mēneša izmaksām pēc veida, naudas kustību, algām un pamatlīdzekļiem. Panelī «Nodokļi» PVN saldo ar «No kā tas veidojas» sadala iepriekšējo periodu (cik vēl jāmaksā un līdz kuram datumam), tekošo periodu līdz šim un iepriekšējo periodu atlikumu.

Sadaļa «Kas jādara» ir nodokļu kalendārs. Tas veidojas automātiski no taviem iestatījumiem: PVN maksātājam — PVN deklarācijas termiņi, darba devējam — Darba devēja ziņojums, SIA — UIN un gada pārskats, pašnodarbinātajam — MUN vai VSAOI un gada ienākumu deklarācija. Termiņi, kas iekrīt brīvdienās, tiek pārcelti uz nākamo darba dienu.

• Oranžs marķieris — termiņš tuvojas; sarkans — nokavēts.
• PVN uzdevumam ir poga «Sagatavot XML» (lejupielādē XML iesniegšanai EDS un grāmato PVN ieskaitu žurnālā) un actiņas ikona «Atvērt» deklarācijas apskatei. Darba devēja ziņojumam poga rāda nākamo īsto soli: «Aprēķināt algas», kamēr aprēķina nav, «Apstiprināt algas», kamēr tas nav grāmatots, un «Sagatavot XML» tikai tad, kad ziņojumu tiešām var izveidot.
• «Nodokļu samaksa vienotajā kontā» (23. datums) jau virsrakstā rāda aptuveno summu: PVN no grāmatvedības datiem + algu nodokļi no apstiprinātā algu aprēķina. Maksā internetbankā uz VID vienoto nodokļu kontu: LV33TREL1060000300000, saņēmējs Valsts budžets (VID), reģ. Nr. 90000010008, Valsts kase, BIC TRELLV22 — VID summu sadala pa deklarācijām automātiski. Pogas «PVN deklarācija →» un «Algu nodokļi →» rāda, no kā summa sastāv.
• «Algu izmaksa» pēc aprēķina apstiprināšanas rāda izmaksājamo neto un ved uz maksājumu sarakstu ar darbinieku IBAN.
• Kad izdarīts — spied ķeksi; kļūdas gadījumā izdarīto pilnajā kalendārā atgriež ar bultu «Atsaukt». Nodokļu samaksas uzdevums aizveras pats, kad VID maksājums bankas izrakstā grāmatots ar «Nodokļi (VID)».
• Pilnu sarakstu atver zvaniņa ikona topbārā vai «Pilns kalendārs →».
• Nokavēts termiņš no saraksta nepazūd — tas paliek sarkans, līdz atzīmē izpildi.

Ja vēl neesi PVN maksātājs, sistēma seko apgrozījumam un brīdina, kad tas tuvojas 50 000 € reģistrācijas slieksnim (jau no 40 000 €).

2. Ieņēmumi bez rēķina

Rēķins vai ieņēmums? «Izrakstīt rēķinu» izveido JAUNU dokumentu klientam: Vadi piešķir numuru un sagatavo PDF. To, kas jau noticis, ievada ar «Ievadīt ieņēmumu» (sadaļā Ieņēmumi poga «+ Jauns ieņēmums», darbvirsmas galvā — «+ Ieņēmums»): rēķinu no citas programmas vai uz papīra, kases čeku, platformas izmaksu (piem., Bolt, Wolt) vai vienkārši saņemtu naudu — ar esošo dokumenta numuru. Jau izrakstītu rēķinu otrreiz neizraksti: tas saņemtu otru, jaunu Vadi numuru. Grāmatvedībā un PVN deklarācijā abi ceļi nonāk vienādi. Ar «Skenēt dokumentu» ieņēmuma dokumentu var nofotografēt vai augšupielādēt — lauki aizpildās paši.

• Norādi datumu, ieņēmuma veidu (Pakalpojumi / Preces / Procentu ieņēmumi / Citi ieņēmumi), attaisnojuma dokumentu, aprakstu un summu; «Saglabāt un jaunu» notīra formu nākamajam ierakstam.
• PVN maksātājam ir «bez PVN / ar PVN» slēdzis — PVN aprēķinās pats.
• Atzīme «Jau apmaksāts» ar konta izvēli (Bankā/Kasē); ja neatzīmē — kļūst par debitoru.
• Karogs «Iekļaut PVN deklarācijā» — izslēdz to manuāli deklarētiem ieņēmumiem (piem., pārejas rēķiniem), lai PVN neuzskaitītu divreiz.
• PVN maksātājam: ja darījuma partnerim ir PVN numurs, dokumenta numurs ir obligāts — šādu darījumu PVN1 pielikumā uzrāda atsevišķi. Ieņēmumi bez partnera (kase, mazumtirdzniecība) nonāk T/X kopsavilkumā, tiem numurs nav vajadzīgs.

Skaidra nauda (kase). Kases ieņēmumu reģistrē kā ieņēmumu bez rēķina ar saņemšanas kontu Kasē (konts 2610); skaidrā naudā apmaksātu izdevumu — tāpat ar «Kasē» pie apmaksas. Kases atlikums vienmēr redzams Virsgrāmatā kontā 2610, un Pārbaudes lapa brīdinās, ja tas kļūst negatīvs (parasti — aizmirsts ieņēmums vai nepareizs konts pie apmaksas).

3. Izdevumi

Reģistrē čekus un saņemtos rēķinus sadaļā Izdevumi: datums, dokumenta numurs un veids (rēķins / kases čeks / cits attaisnojuma dokuments), apraksts, kategorija, piegādātājs un summa.

Čeku un rēķinu pievienošana: ievelc vai izvēlies failus (foto un PDF vienlaikus, arī vairākus) — katrs kļūst par atsevišķu izdevumu, un datums, summa, PVN un pārdevēja reģ. numurs aizpildīsies paši. Atpazīšana (OCR) notiek drošā serverī: attēls tiek nosūtīts apstrādei (pieejama tikai pieteikušamies lietotājiem) un pēc tam glabāts tavā kontā ES serverī, lai dokuments vienmēr būtu pieejams, piem., pārbaudei. Pārbaudi nolasītos skaitļus — izplūdušam čekam tie var būt neprecīzi.

Kategorija nosaka grāmatvedības kontu un atskaitāmā priekšnodokļa daļu:

• Vairums kategoriju — 100 % PVN atskaitāms.
• Vieglā auto degviela, remonts, noma — 50 % (vieglajam pasažieru auto līdz 8 vietām; kravas auto un auto, ko izmanto TIKAI saimnieciskajai darbībai, — nomaini uz 100 %).
• Transporta pakalpojumi (taksometrs, sabiedriskais transports, kurjeri) — 100 %.
• Reprezentācija — 40 %; atceries arī par 5 % limitu UIN pusē.
• Biedru naudas, soda naudas un procentu izdevumi — 0 % (parasti bez PVN).
• Ar saimniecisko darbību nesaistītie — 0 % (UIN apliekams objekts).

PVN režīms «Imports» novirza priekšnodokli uz atbilstošo deklarācijas rindu. Režīms «Latvijas iekšzemes reversais PVN (R1–R7)» (elektronika, būvniecība, kokmateriāli u.c. — likuma 141.–143.4 pants, tikai Latvijas piegādātājiem) ļauj ievadīt piegādātāja rēķinu bez PVN: sistēma pati aprēķina 21 %, grāmato to abās pusēs (5723 un 2570) un deklarācijā aizpilda R52, R62 un PVN1-I ar attiecīgo R kodu. Režīms «ES iegāde — reverse charge» strādā tāpat, bet citas ES valsts piegādātājam ar derīgu ES PVN numuru (Google, Meta, hostings u.c.; rēķinā parasti rakstīts «reverse charge»): ievadi summu bez PVN, sistēma aprēķina 21 % pašaprēķinu un aizpilda deklarācijas R50/R55/R64 un PVN1 II daļu (bez R koda). Ja piegādātāja kartē ir citas ES valsts PVN numurs, forma šo režīmu izvēlas pati, un iekšzemes reverso tādam piegādātājam saglabāt neļauj. Režīms «Pakalpojums no trešās valsts (ārpus ES)» — piegādātājam ārpus ES bez ES PVN numura (piem., ASV: Anthropic/Claude, OpenAI/ChatGPT, AWS): tāpat pašaprēķins 21 %, bet deklarācijā tas nonāk R54 + R63, un PVN1 pielikumā to neuzrāda. Izdevumu var labot («Labot») — grāmatojums tiek pārrēķināts no jauna. Ja tāds pats dokumenta numurs no šī piegādātāja jau reģistrēts vai šim piegādātājam tajā pašā datumā jau ir izdevums ar tādu pašu summu, sistēma brīdina par iespējamu dublikātu. No noliktavas nākušos izdevumus un kredītrēķinus labo noliktavā, bet pamatlīdzekļa pirkumam summu, datumu un PVN labot nevar.

Ja neesi PVN maksātājs un ievadi izdevumu no ES piegādātāja ar ES PVN numuru (tipiski — platformas komisija, piem., Bolt/Wolt no Igaunijas), sistēma brīdina par iespējamo PVN reģistrācijas pienākumu (PVN likuma 60. pants): par ES pakalpojumu var būt jāreģistrējas PVN reģistrā un jāsamaksā 21 % pat zem 50 000 € sliekšņa. Izdevumu vari saglabāt kā parasti, bet reģistrēšanās jautājumu noskaidro VID vai pie grāmatveža.

PVN maksātājam: izdevumam no 150 € (bez PVN) ar atskaitāmo priekšnodokli, kā arī ES iegādei, reversajam PVN un importam dokumenta numurs un piegādātājs ir obligāti — šos darījumus PVN1 pielikumā uzrāda atsevišķi, un bez šiem rekvizītiem EDS rindu noraida. Mazie čeki (līdz 150 €) nonāk kopsavilkuma rindā — tiem pietiek ar summu, kategoriju un datumu. Ja Iestatījumos → Nodokļi un EDS norādīts «PVN maksātājs no», izdevumam ar agrāku datumu priekšnodokli atskaitīt nevar (ievadi summu ar PVN, atskaitāmā daļa 0 %), un PVN pašaprēķina režīmi tam nav pieejami.

Apmaksu atzīmē sarakstā ar ķeksi «Atzīmēt kā apmaksātu» vai formā ar «Jau apmaksāts»: izvēlies datumu, kontu un summu. Konts var būt No bankas, No kases (skaidra nauda),No partnera avansa (ieskaits no priekšapmaksas — sk. sadaļu zemāk) vai No personīgiem līdzekļiem (tikai formā) — pēdējais nozīmē, ka darbinieks vai īpašnieks samaksāja ar savu naudu: izdevums ir apmaksāts, bet uzņēmumam rodas parāds šai personai (konts 5620, avansa norēķini), ko atmaksā vēlāk (ir gatavs žurnāla šablons «Atmaksa par personīgi apmaksātu pirkumu»). Summa, kas mazāka par atlikumu, grāmatojas kā daļēja apmaksa, un atlikušo atzīmē vēlāk.

«Saglabāt un jaunu» saglabā izdevumu un notīra formu — ērti, ja jāievada čeku kaudzīte (datums, kategorija un PVN likme paliek).

Piegādātāja kredītrēķins. Atgriežot preces piegādātājam noliktavā, izdevumu sarakstā parādās piegādātāja kredītrēķins ar birku «Kredītrēķins». Tas samazina parādu piegādātājam, apmaksa tam nav jāatzīmē, un to var tikai apskatīt. Ja piegādātājs naudu atmaksā uz kontu, bankas izrakstā pie ienākošā maksājuma izvēlies «Atmaksa no piegādātāja».

Avanss piegādātājam

Priekšapmaksa bez dokumenta — piemēram, papildini kontu pie hostinga vai cita pakalpojumu sniedzēja, un rēķini nāk vēlāk pa daļām — vēl nav izdevums: tas ir avanss (konts 2180). Bankas izrakstā šādai izejošai rindai izvēlnē «Vairāk» spied «Avanss piegādātājam» un izvēlies piegādātāju (vai izveido žurnāla grāmatojumu ar šablonu «Avanss piegādātājam» — tad partneri norādi 2180 rindā). Avansa atlikums redzams partnera kartē pie saldo.

Kad piegādātājs izraksta rēķinu, reģistrē to kā parastu izdevumu ar šo partneri un apmaksā ar No partnera avansa — jau formā ar «Jau apmaksāts» vai vēlāk sarakstā; nauda no bankas otrreiz neaiziet, samazinās avansa atlikums. Ja atlikuma nepietiek, apmaksu vari sadalīt: daļu no avansa, daļu no bankas.

4. Banka

Sadaļā Banka izrakstu ielasa, augšupielādējot failu — camt.053 (ISO 20022) XML, ko eksportē visas Latvijas bankas (Swedbank privātpersonas kontam, kur XML nav, der arī konta pārskats CSV formātā); soli pa solim norādes katrai bankai (Swedbank, SEB, Citadele, Luminor, Revolut) ir Bankas lapā virs augšupielādes formas. Drīzumā pievienosim arī tiešo sasaisti ar Latvijas bankām — izraksti ielasīsies automātiski katru dienu, bez failiem.

• Sistēma parsē izrakstu un saglabā transakcijas (+ ienākošs / − izejošs), izlaižot dublikātus. Bankas izraksta imports ir Pro un Premium tarifā.
• Katrai rindai — viens ieteikums un viena galvenā poga. Ja sistēma atrod atvērtu dokumentu (rēķinu, izdevumu, ieņēmumu bez rēķina, kredītrēķina atmaksu vai apstiprinātu algu aprēķinu), rindā rakstīts, kāpēc — piem., «✓ Atrasts: Rēķins … — sakrīt summa, partneris». Drošam ieteikumam galvenā poga ir «Sasaistīt»: tā grāmato apmaksu vienā klikšķī. Ja sakrīt tikai summa vai datums ir aizdomīgs (maksājums pirms dokumenta datuma vai vairāk nekā 400 dienas pēc tā), poga ir «Pārbaudīt un sasaistīt…» — tā atver dokumenta izvēli un neko negrāmato, kamēr neapstiprini. Citu dokumentu izvēlas izvēlnē «Vairāk ▾» → «Sasaistīt ar citu dokumentu…». Maksājums, kas mazāks par atlikumu, grāmatojas kā daļēja apmaksa; ieņēmumu bez rēķina saņem pilnā apmērā. Pēc grāmatošanas rindā redzams, uz kuru dokumentu maksājums aizgāja, un dokumenta kartītē — «No bankas izraksta».
• «Grāmatot viennozīmīgos» vienā klikšķī grāmato tikai drošās rindas: summa sakrīt precīzi, datums ir ticams, un ir vēl viena pazīme — partneris (pēc IBAN, reģ. numura vai nosaukuma) vai dokumenta numurs maksājuma tekstā. Ar summu vien nepietiek — tādas rindas apstiprini pats.
• Jau grāmatots maksājums. Ja nauda grāmatvedībā jau ir (piem., rēķins atzīmēts kā apmaksāts ar roku), rindā ir poga «Sasaistīt» ar esošo grāmatojumu — jauns grāmatojums netiek veidots. Ja tas ir atsevišķs apmaksas grāmatojums, to var pārcelt uz bankas datumu (ķeksis dialogā); ja tas ir paša dokumenta grāmatojums (ar ieņēmumu vai izdevumu un PVN), tā datums paliek dokumenta datums, un bankas datums paliek pie izraksta rindas.
• Algas un nodokļi: izejošai transakcijai piedāvā arī apstiprinātus algu aprēķinus — sasaiste atzīmē izmaksu tāpat kā poga «Atzīmēt kā izmaksātu» algu sadaļā (tikai pilnā neto atlikuma apmērā). «Nodokļi (VID)» summu sadala pa nodokļu saistībām grāmatvedībā (IIN, VSAOI, PVN, UIN, riska nodeva) to atlikumu apmērā: VID vienotā konta maksājumam tā ir galvenā poga, citai izejošai rindai — izvēlnē «Vairāk», ja grāmatvedībā ir nodokļu saistības.
• Bez dokumenta: izvēlnē «Vairāk» ir «+ Izdevums» / «+ Ieņēmums» (forma ar rindas datumu, summu un aprakstu), «Avanss piegādātājam», «Maksājums piegādātājam» un «Atmaksa no piegādātāja» (atcelts pirkums vai pārmaksas atgriešana — bez izdevuma un PVN). Ja izraksts rāda pirkumu un tās pašas summas atmaksu, rindā ir ieteikums «Jā, atcelts pirkums», kas grāmato abas rindas reizē.
• Kategorizācijas likumi: regulāriem maksājumiem, kas nav rēķins/izdevums (bankas komisija, abonementi), izveido likumu «teksts → konts» lapas apakšā vai ar «+ Likums» pie transakcijas — turpmāk šādas transakcijas grāmato ar rindas pogu «Pēc likuma: …» vai visas uzreiz ar «Grāmatot pēc likumiem».
• Pārējās transakcijas atzīmē ar «Ignorēt»; vēlāk var «Atsaukt ignorēšanu».

Valūtas. Vadi grāmatvedība ir eiro — rēķini, pārskati un deklarācijas ir tikai EUR. Darījumu ārvalstu valūtā grāmato manuāli žurnālā, summu pārrēķinot eiro pēc ECB kursa darījuma dienā; tas pats attiecas uz izrakstiem no ne-EUR bankas konta.

Atbalstīts camt.053 / ISO XML formāts (Citadeles XML_ISO jeb camt.052 arī der) un Swedbank CSV; ne FiDAViSta, ne MT940, ne citu banku CSV.

5. Naudas plūsma

Sadaļa Naudas plūsma rāda visas naudas kustības bankas kontā un kasē vienā sarakstā — rēķinu apmaksas, izdevumus, algu izmaksas, nodokļu maksājumus VID, dividendes un pārskaitījumus starp saviem kontiem. Šeit redzi, kas ar naudu faktiski notika mēnesī: cik ienāca, cik iztērēts un kāds ir atlikums sākumā un beigās.

• Saraksts veidojas no grāmatojumu žurnāla naudas kontu (2620 banka, 2610 kase) rindām — tāpēc tas vienmēr sakrīt ar grāmatvedību, un tajā automātiski parādās arī manuālie grāmatojumi.
• Katrai rindai ir veids (Rēķins, Izdevumi, Alga, Nodokļi, Dividendes, Pārskaitījums…), un klikšķis atver saistīto dokumentu vai grāmatojumu. Ar izvēlni «Visi veidi» atlasi vienu veidu, bet kartīte «Iztērēts» rāda, uz ko nauda mēnesī aizgāja: «Alga 673,67 € · Nodokļi 316,73 € · Izdevumi 45,30 €».
• Algas šeit parādās izmaksas brīdī (solis «Izmaksa» sadaļā Algas vai grāmatota bankas izraksta rinda), nodokļi — kad VID maksājums grāmatots ar bankas likumu vai manuālu grāmatojumu.
• Pārskaitījumi starp saviem kontiem (piemēram, skaidras naudas iemaksa bankā) kopsummās netiek skaitīti — tie naudas daudzumu nemaina.

Izdevumi, kas apmaksāti no personīgajiem līdzekļiem, šeit neparādās — nauda kontā nekustējās (tie ir izdevumu sarakstā un kontā 5620). Ieņēmumu un izdevumu saraksti rāda dokumentus pēc dokumenta datuma; naudas plūsma rāda maksājumus pēc naudas kustības datuma.

6. Darbinieki un ZDN

Pievienojot darbinieku, norādi vārdu, personas kodu, amatu, profesijas kodu(6–7 cipari pēc Profesiju klasifikatora — vajadzīgs ZDN paziņojumam), atalgojuma veidu (mēnešalga vai stundas likme), slodzi, darba laiku (5d40h vai 5d35h), VSAOI kategoriju un nodokļu profilu: vai iesniegta algas nodokļa grāmatiņa, apgādājamo skaits, invaliditātes grupa, pensionāra statuss.

Ziņas par darba ņēmēju (ZDN, kods 11) VID jāiesniedz ne vēlāk kā vienu stundu pirms darbinieka darba sākuma. Sarakstā pie katra neiesniegtā ir birka «Jāiesniedz ZDN» un poga «XML» — lejupielādē failu, augšupielādē EDS un izvēlnē «⋯» spied «Atzīmēt kā iesniegtu EDS».

Bez grāmatiņas nodokļus ietur ar to pašu 25,5 % likmi, bet nepiemēro neapliekamo minimumu un atvieglojumus — tāpēc svarīgi atzīmēt pareizi. Darbinieka atbrīvošana (poga «Atbrīvot» darbinieka kartītē) norāda beigu datumu un ziņu kodu, automātiski pievieno kompensāciju par neizmantoto atvaļinājumu pēdējā mēnesī un sagatavo ZDN XML. Kalendārā uzreiz rodas divi uzdevumi: ZDN ar atbrīvošanas kodu (jāiesniedz 3 darba dienu laikā) un Paziņojums par izmaksātajām summām (līdz nākamā mēneša 15. datumam).

7. Prombūtnes

Sadaļā Prombūtnes (izvēlnē Algas vai ar pogu Darbinieku lapā) reģistrē atvaļinājumus un slimības lapas — tās automātiski ietekmē algas aprēķinu:

• Ikgadējais atvaļinājums — apmaksā pēc vidējās izpeļņas (pēdējo 6 mēnešu dati).
• Slimības lapa A — 1. diena bez samaksas, 2.–3. diena 75 %, 4.–9. diena 80 % no vidējās izpeļņas; maksā darba devējs.
• Slimības lapa B — no 10. dienas maksā VSAA; algā šīs dienas nav apmaksātas.
• Grūtniecības un dzemdību / paternitātes atvaļinājums — maksā VSAA; algā šīs dienas nav apmaksātas.
• Bezalgas / bērna kopšanas / neattaisnots kavējums / cita — dienas bez samaksas.

8. Darba laika tabele un piemaksas

Sadaļā Algas → Darba laika tabele kopskatā (matrica) aizpilda visu darbinieku dienu statusus mēnesī vai atver vienu darbinieku detalizētai tabelei. Tabeli var lejupielādēt PDF (Darba laika uzskaites tabele) vai CSV formātā.

• Stundu algas darbiniekiem bruto rēķina no tabeles: stundas × likme.
• Piemaksas ievada tabelē: virsstundas (100 %), nakts darbs (50 %), svētku dienas (100 %) — kā papildu piemaksa virs pamata likmes.
• Mēneša prēmiju (lauks «Prēmija / piemaksa mēnesī (bruto), EUR») un piemaksu stundas ievada, atverot darbinieka tabeli atsevišķi (prēmija attiecas arī uz mēnešalgas darbiniekiem).
• Slimības A/B lapas tabelē redzamas kā Sa / Sb.

9. Algas un DDZ

1. Aprēķini. Sadaļā Algas izvēlies mēnesi un spied «Aprēķināt algas». Katram aktīvajam darbiniekam izveidojas aprēķina lapa: pamatalga proporcionāli nostrādātajām dienām (vai stundas × likme), piemaksas un prēmija, atvaļinājuma un slimības nauda, VSAOI, neapliekamais minimums (550 € 2026. gadā), atvieglojumi (250 € par apgādājamo), IIN 25,5 %.
2. Pārbaudi. Klikšķis uz darbinieka atver lapu ar bruto sastāvu un tabulu «Kā aprēķināts» — katrs solis ar formulu. Statuss «Aprēķināts» vēl nav grāmatots.
3. Apstiprini. «Apstiprināt un grāmatot» izveido grāmatojumu, aizslēdz mēnesi un tikai tad algas parādās pārskatos. Pogu var spiest arī no mēnešu saraksta — katrā rindā redzams nākamais solis («Apstiprināt un grāmatot» → «Izmaksu saraksts» → «DDZ XML»), un virs saraksta ir brīdinājums, ja kāds aprēķins vēl nav grāmatots.
4. Iesniedz DDZ. «DDZ XML» — Darba devēja ziņojums augšupielādei EDS. Termiņš — nākamā mēneša 17. datums; nodokļu samaksa — līdz 23. datumam.
5. Izmaksā. Izmaksu saraksts rāda, kam un uz kuru IBAN cik jāpārskaita (neto mīnus mēneša avansi). Lejupielādē SEPA maksājumu failu («SEPA XML», pain.001) importam internetbankā vai pārskaiti ar roku, tad spied «Atzīmēt kā izmaksātu» — izveidojas grāmatojums D 5610 / K banka un aizveras kalendāra uzdevums. Mēneša algu sarakstu ar nodokļiem lejupielādē aprēķina lapā ar «PDF» vai «CSV».

• Avansi — izmaksu lapā reģistrē mēneša vidū izmaksātos avansus (grāmatojums izveidojas pats); gala izmaksa automātiski samazinās par avansu summu.
• Ieturējumi — darbinieka kartē pievieno uzturlīdzekļus vai tiesu izpildītāja rakstus; tos atskaita no neto katrā aprēķinā pēc Civilprocesa likuma 594. panta (ietur tikai no daļas virs saglabājamā minimuma — 50 % minimālās algas + 15 % par katru apgādājamo — 30 % vai 40 % apmērā) un uzkrāj 5670 kontā līdz pārskaitīšanai.
• Minimālās VSAOI iemaksas — ja darbinieka bruto ir zem minimālās algas, aprēķina lapā parādās piemaksas prognoze (34,09 % no iztrūkuma, maksā darba devējs). Pensionārus un I–III grupas invalīdus sistēma atpazīst pati; ja darbinieks ir students līdz 24 g. vai vecāks ar bērnu līdz 3 g., atzīmē to aprēķina lapā blakus darbiniekam.
• Valdes locekļi — darbinieka kartē lauks Nodarbinātības pamats. Ja valdes loceklis strādā uz darba līguma, atstāj «Darba līgums»: DDZ viņš ir parasts darba ņēmējs, kaut arī ir valdē. «Valdes locekļa pienākumus» izvēlas tad, ja atlīdzību maksā par valdes darbu bez darba līguma vai atlīdzības nav vispār. Nodokļus un DDZ tas nemaina: valdes loceklis ar noteiktu atlīdzību arī tad ir parasts darba ņēmējs (34,09 %, DDZ 1. tabula); izvēle nosaka ienākuma kodu gada paziņojumā. Ja valdes loceklis nesaņem atlīdzību, algu var atstāt tukšu — persona tiek reģistrēta (ZDN/DDZ), bet algas aprēķinā neietilpst. Minimālās VSAOI no domājamā ienākuma (ja uzņēmumam ir apgrozījums un neviens nesaņem vismaz minimālo algu) sistēma neaprēķina — to novērtē pats vai kopā ar grāmatvedi.
• Kļūdas labošana — apstiprinātam mēnesim «Atsaukt apstiprinājumu» dzēš grāmatojumu un atgriež statusu «Aprēķināts»; izlabo datus un apstiprini vēlreiz. Ja mēnesis jau atzīmēts kā izmaksāts, vispirms spied «Atsaukt izmaksu» — tas dzēš izmaksas grāmatojumu un atgriež statusu «Apstiprināts».
• Nav iekļauti — ja kāds darbinieks aprēķinā nav iekļauts (piem., stundu algai nav aizpildīta tabele), aprēķina lapa to parāda ar iemeslu, saiti «Aizpildīt tabeli →» un pogu «Aprēķināt vēlreiz».
• Mēneši pirms 2025. gada — algu aprēķins Vadi pieejams no 2025. gada; agrāku mēnešu algas grāmato ar manuālā grāmatojuma šablonu «Algu uzkrājums pēc DDZ (mēnesim, ko Vadi nerēķina)».

Aprēķina lapu darbiniekam izsniedz pēc pieprasījuma (DL 71. pants) — atver mēneša aprēķinu, klikšķini uz darbinieka un spied «Aprēķina lapa PDF».

10. Pamatlīdzekļi un nolietojums

Sadaļā Pamatlīdzekļi reģistrē pamatlīdzekļus un rēķina nolietojumu finanšu grāmatvedībai. Nolietojuma politiku — metodi (lineārā vai degresīvā) un grāmatošanas biežumu (reizi mēnesī vai reizi gadā 31.12.) — norāda Iestatījumos, un grāmatošanas pogas tai pielāgojas. Grāmatošana vienmēr prasa apstiprinājumu; kļūdaini grāmatotu ierakstu var dzēst žurnālā.

• Pievienojot pamatlīdzekli, izvēlies kategoriju (tā ieliek ieteicamo lietderīgās lietošanas laiku, piem., datortehnika 3 gadi, transportlīdzekļi 5, ēkas 20), norādi iegādes datumu, vērtību bez PVN un lietderīgo laiku gados.
• Grāmato nolietojumu par izvēlēto mēnesi (vai «Grāmatot visu līdz šim mēnesim», ja iekavējies) — izveidojas ieraksts D 7410 / K 1290. Atkārtoti spiest ir droši — nekas netiek grāmatots divreiz.
• Izslēgšana (poga «Izslēgt») automātiski noraksta uzkrāto nolietojumu un atlikušo vērtību. Pēc nolietojuma grāmatošanas pamatlīdzekli vairs nevar dzēst — tikai izslēgt.

Pamatlīdzekļa iegādi reģistrē sadaļā Izdevumi — kategoriju sarakstā izvēlies «Pamatlīdzekļa iegāde» (vai «Nemateriālā ieguldījuma iegāde»): izveidojas grāmatojums uz aktīva kontu (1230 vai 1120) ar atskaitāmo priekšnodokli, un pamatlīdzeklis automātiski nonāk reģistrā ar norādīto kategoriju un lietderīgo laiku. Pārdošanu, izslēdzot pamatlīdzekli, atsevišķi izraksti kā rēķinu (lai ieņēmumus neuzskaitītu divreiz).

11. Žurnāls un pārskati

Sadaļā Finanšu pārskati ir grāmatvedības skati, kas veidojas automātiski no grāmatojumiem. PZA un Bilanci var skatīt oficiālajā gada pārskata shēmā (Gada pārskatu likuma pielikumi) vai detalizēti pa kontiem:

• Virsgrāmata — kontu apgrozījumi un atlikumi; klikšķis uz konta atver konta karti ar korespondējošiem kontiem un uzkrājošo atlikumu.
• Peļņas vai zaudējumu aprēķins — ieņēmumi pret izdevumiem ar rezultātu.
• Bilance — aktīvi pret pasīviem par periodu (divas kolonnas) ar iebūvēto kontroli «Bilance sakrīt».
• Debitori / kreditori — neapmaksātie atlikumi pa partneriem un kavējuma grupām: rēķini un neapmaksātie ieņēmumi bez rēķina (kavējumu tiem skaita no dokumenta datuma, jo termiņa lauka tiem nav) pret neapmaksātajiem izdevumiem. Kredītrēķina atlikums, ko nav pret ko ieskaitīt (piegādātāja kredītrēķins no noliktavas atgriešanas vai kredītrēķins klientam par jau apmaksātu rēķinu), ir atsevišķa rinda «Kredītrēķini» ar mīnusu zem partnera — partnera «Kopā» un pārskata kopsumma to jau atņem.
• Nodokļi un deklarācijas (izvēlnes grupā «Nodokļi») — vienota PVN, DDZ un gada deklarāciju XML sagatavošana (sk. nākamo sadaļu).
• Pārbaudes — grāmatvedības veselības pārbaude vienā lapā: negatīvi naudas konti (kase, banka), aizmirsti melnraksti, debitori ar 90+ dienu kavējumu, neapstiprinātas vai neizmaksātas algas, algas zem minimālās, nesamaksāti algu nodokļi, neiesniegta PVN deklarācija, nesaskaņota banka, negrāmatots nolietojums, partneru dublikāti, kavēti termiņi, neslēgti gadi un datu integritāte. Ja izrakstītam rēķinam nav grāmatojuma, turpat ir poga «Grāmatot trūkstošos». Ieteicams izskatīt pirms PVN iesniegšanas un gada slēgšanas.

Periodu visos pārskatos un žurnālā izvēlas divējādi: ar diviem datumu laukiem (brīvs diapazons) vai ar izvēlni starp bultiņām ‹ › — tajā ir «Viss laiks», gadi un mēneši pa gadiem; ja izvēlēts gads, bultiņas pāriet pa gadiem.

Sadaļa Žurnāls ir hronoloģiskais grāmatojumu žurnāls; filtrē pēc konta, puses, partnera, avota un perioda. Ar pogu «+ Manuāls grāmatojums» pievieno savus ierakstus (labot/dzēst drīkst tikai manuālos un sākuma atlikumus; dokumentu radītos labo pie avota dokumenta).

Gada slēgšana (Žurnāls → Gada slēgšana): pēc 31. decembra slēdz gadu — viens grāmatojums pārnes ieņēmumu un izdevumu kontus uz 3500 «Pārskata gada peļņa», bet iepriekšējā gada peļņu uz 3400 «Nesadalītā peļņa». Slēgts gads ir aizsargāts pret labojumiem; gadi jāslēdz pēc kārtas, atvērt atpakaļ var tikai pēdējo slēgto. PZA pārskats slēgšanas grāmatojumu nerāda — gada rezultāts tur paliek redzams arī pēc slēgšanas. Ja kādā gada PVN periodā ieskaits (D 5723 / K 2570) nav grāmatots vai vairs neatbilst, lapa to brīdina — pirms slēgšanas atver periodu un ģenerē PVN deklarācijas XML vēlreiz.

Dividenžu izmaksa. Peļņu izmaksā pēc gada pārskata apstiprināšanas, no nesadalītās peļņas. Manuālā grāmatojumā (Žurnāls → «+ Manuāls grāmatojums») izvēlies šablonu «Dividenžu aprēķins (peļņas sadale)» (D 3400 «Nesadalītā peļņa» / K 5810 «Norēķini ar dalībniekiem (dividendes)»), izmaksājot — «Dividenžu izmaksa» (D 5810 / K 2620, banka). Sadalītā peļņa ir UIN objekts (20/0,8; alternatīvajā 2026. gada režīmā — 15/0,85) — par to aprēķina un deklarē UIN (sk. §12). Standarta režīmā dividendes dalībniekam–fiziskai personai no UIN maksātāja Latvijas sabiedrības ir atbrīvotas no IIN; alternatīvajā režīmā no tām ietur 6 % IIN.

Gada pārskats. Uzņēmumam gada pārskata XML ģenerē lapa Nodokļi → Gada pārskats: norādi pārskata gadu, vidējo darbinieku skaitu, apstiprināšanas datumu, grāmatvedības kārtotāju un sagatavotāja tālruni, atzīmē sadaļas («Pielikums (piezīmes)», «Revidenta ziņojums») un spied «Sagatavot XML». Bilances un PZA skaitļi nāk no grāmatvedības (pārskata un iepriekšējais gads), un lapa pārbauda, vai bilance sakrīt — ja nesakrīt, vispirms pārbaudi grāmatojumus un slēdz gadu. Failu augšupielādē EDS («Sagatavot dokumentu → No faila»); pielikumu, ja to atzīmēji, pievieno EDS formā. Caur EDS API gada pārskatu iesniegt nevar. Termiņš mikro un mazajām sabiedrībām — 31. maijs (sk. termiņu tabulu §14).

Pārskatus, žurnālu un arī konta karti var lejupielādēt PDF (finanšu pārskatiem — ar vadītāja paraksta rindu) vai CSV formātā, kas pielāgots Latvijas Excel (semikols, komats, UTF-8).

12. Nodokļi un deklarācijas

Sistēma ģenerē VID deklarācijas kā EDS XML no dzīvajiem datiem. Katrs fails tiek saglabāts EDS dokumentu žurnālā (lapā «Nodokļi un deklarācijas») ar kontrolsummu un statusu (Ģenerēts → Lejupielādēts → Iesniegts EDS vai Nosūtīts caur API).

• PVN deklarācija (DokPVNv7) — no rēķiniem, ieņēmumiem un izdevumiem; līdz nākamā mēneša 20. datumam. Kurā periodā nonāk rēķins, nosaka PVN likuma 120. pants (cilnē «Sākums», §3). Ja Iestatījumos norādīts «PVN maksātājs no», deklarācijā nonāk tikai dokumenti no šī datuma.
• Ja dokumentu vēl nevar sagatavot, poga «Sagatavot XML» neatdod tukšu lapu ar kļūdu, bet paskaidro, kas pietrūkst (neapstiprināts algu aprēķins, trūkst reģ. numura vai darbinieka personas koda) un dod pogu uz vietu, kur to salabot. Deklarācija, kas neattiecas uz tavu uzņēmuma veidu, tāpat pasaka, kas jāiesniedz tā vietā.
• PVN1 pielikums (darījumu saraksts): darījumus ar PVN partneri uzrāda atsevišķi; mazumtirdzniecību un mazos darījumus (līdz 150 € neto uz dokumentu) sistēma apkopo automātiski — pārdošanā kopsavilkuma T (<150 €) un X (≥150 € bez PVN partnera), iepirkumos T un V (viens partneris, kopā >150 €). Dokumenta veidu ieņēmumiem bez rēķina un izdevumiem ņem no lauka «Attaisnojuma dokuments» (1 — nodokļa rēķins, 2 — kases čeks vai kvīts, 3 — bezskaidras naudas dokuments); sistēmā izrakstītam rēķinam tas VIENMĒR ir nodokļa rēķins (1), kredītrēķinam — 4, tāpēc tur šāda lauka nav. Kredītrēķins par iepriekšējā perioda rēķinu nonāk 67. rindā (iepriekšējos periodos budžetā maksājamā nodokļa samazinājums) un PVN1 I daļā; tā paša perioda kredītrēķins samazina oriģināla rindu PVN1 III daļā.
• Deklarācijas skats: bloks «Kā veidojas maksājamā summa» parāda aprēķināto PVN, priekšnodokli un kredītrēķinu korekciju atsevišķi, zem tā — tabula «Kredītrēķini šajā periodā». Dokumentu sarakstā pie PVN deklarācijas redzams PVN ieskaita stāvoklis: grāmatots, neatbilst (dokumenti mainīti pēc XML — sagatavo vēlreiz) vai nav grāmatots.
• PVN ieskaits žurnālā: ģenerējot PVN deklarācijas XML, sistēma automātiski grāmato perioda ieskaitu D 5723 «Norēķini par PVN» / K 2570 «Priekšnodoklis» par žurnālā uzkrāto perioda priekšnodokli — konts 5723 pēc tam rāda tieši VID maksājamo neto summu, un maksājums (D 5723 / K 2620) to slēdz uz nulli. Žurnālā ieraksts redzams ar avotu «PVN ieskaits»; ģenerējot deklarāciju atkārtoti, ieskaits tiek pārrēķināts un aizstāts, bet slēgtā (jau iesniegtā) periodā tas netiek mainīts. Vajadzības gadījumā ierakstu var dzēst žurnālā tāpat kā manuālu grāmatojumu.
• Darba devēja ziņojums (DDZ) — no apstiprinātā algu aprēķina; līdz 17. datumam.
• Ziņas par darba ņēmējiem (ZDN) — pieņemšana/atbrīvošana.
• Paziņojums par izmaksātajām summām — XML no apstiprinātajiem algu aprēķiniem: gada paziņojums līdz 1. februārim, pēc darbinieka atbrīvošanas — no kalendāra uzdevuma.
• UIN deklarācija (SIA) — sadaļā UIN; ar alternatīvo 15 % režīmu no 2026. gada. Decembra deklarācija obligāta arī bez peļņas sadales.
• MUN deklarācija (DokMNv6) — pašnodarbinātajam MUN maksātājam; sadaļā MUN, ceturkšņa ieņēmumi ielasās no virsgrāmatas.
• Pašnodarbinātā VSAOI (PNZ) — sadaļā VSAOI; 31,07 % no izraudzītā objekta (vismaz minimālā alga, ja ienākumi to sasniedz) + 10 % pensiju apdrošināšanai no ienākumiem virs objekta; ja mēneša ienākumi nesasniedz minimālo algu — tikai 10 %. Ja visu ceturksni esi pensijas vecumā vai tev piešķirta vecuma pensija, izvēlies statusu PP (objektam 29,36 %); ja par pensionāru kļuvi ceturkšņa vidū — PNP un mēnesi laukā «Pensionāra likme no».
• Gada ienākumu deklarācija (IIN) — sadaļā IIN; D3 sagatave pārnešanai uz EDS.

Pašnodarbinātā deklarāciju (MUN, VSAOI, D3) skaitļi ielasās pēc kases principa — pēc naudas, kas reāli saņemta vai samaksāta katrā mēnesī (rēķins nonāk tajā mēnesī, kad apmaksāts; neapmaksāts vēl neskaitās; izdevums, ko samaksāji no personīgajiem līdzekļiem, arī skaitās kā samaksāts; aizdevumi un pārvedumi starp saviem kontiem izkrīt). PVN maksātājam summas ir bez PVN, un pamatlīdzekļa iegāde bāzi nesamazina (nolietojumu D3 norādi pats). Ja kāds maksājums veikts skaidrā naudā ārpus sistēmas, pirms iesniegšanas pārbaudi un koriģē summas — visi lauki deklarācijas sagatavē ir rediģējami. VSAOI un MUN lapā var atvērt arī tekošo (nenoslēgto) ceturksni — skaitļi ir provizoriski, bet noderīgi, lai jau ceturkšņa vidū redzētu, cik uzkrājas.

Iesniegšana caur EDS API (beta): ja Iestatījumos pievienota EDS API atslēga, žurnālā parādās poga «Iesniegt caur API» — deklarācija nonāk VID bez faila lejupielādes, un «Atjaunot statusu» parāda, vai VID to pieņēmis. Strādā PVN deklarācijai, Darba devēja ziņojumam un MUN deklarācijai; Pašnodarbinātā ziņojumam un gada pārskatam EDS API nav — tie paliek ar XML failu. Ja VID atrod kļūdas vai brīdinājumus, tie parādās zem pogām — izlabo datus, ģenerē no jauna un ar «Dzēst melnrakstu EDS» notīri neizdevušos mēģinājumu, lai varētu iesniegt no tīras lapas.

VID publisku testa vidi (sandbox) nepiedāvā — EDS API izsaukumi notiek reālajā vidē. API atslēga derīga līdz 90 dienām; kad tā beidzas, izveido jaunu EDS iestatījumos.

Manuālais ceļš: spied «Sagatavot XML», augšupielādē failu EDS (Sagatavot dokumentu → No faila) un pēc tam spied «Atzīmēt kā iesniegtu EDS» — atbilstošais kalendāra uzdevums aizveras automātiski (kļūdas gadījumā atzīmi noņem ar bultu «Atsaukt»).

13. Migrācija no citas programmas

Atver Iestatījumi → Uzskaites politika → Sākuma atlikumi, norādi pārejas datumu un ievadi no vecās programmas bilances: kontu atlikumus (aktīvu konti — debetā, pasīvu un kapitāla — kredītā), atvērtos klientu rēķinus un piegādātāju parādus pa partneriem, kā arī pamatlīdzekļus — katru ar iegādes vērtību un līdz pārejai uzkrāto nolietojumu. Pamatlīdzekļi uzreiz nonāk reģistrā un turpina nolietoties automātiski.

Forma pārbauda, ka aktīvi = pasīvi (poga «Attiecināt starpību» aizpilda atlikumu), un saglabā vienu grāmatojumu «Sākuma atlikumi». Sākuma atlikumus var ievadīt tikai vienreiz — lai labotu, dzēs esošo grāmatojumu žurnālā un ievadi no jauna. Darbiniekus, klientus un piegādātājus pievieno attiecīgajās sadaļās.

14. Termiņu tabula

Ja datums iekrīt brīvdienā — termiņš ir nākamā darba diena; kalendārs to ņem vērā automātiski.

15. Kas notiek grāmatvedībā

Sistēma ved divkāršo ierakstu automātiski — katram dokumentam savs grāmatojums:

• Rēķins: D 2310 Debitori / K 6110 Ieņēmumi + K 5723 PVN.
• Izdevums: D izdevumu konts (+ neatskaitāmais PVN) + D 2570 Priekšnodoklis / K 5310 Piegādātāji.
• Algas: D 7210 Alga + D 7220 VSAOI DD + D 7230 Riska nodeva / K 5610 Neto + K 5721 IIN + K 5722 VSAOI + K 5725 Riska nodeva.
• Nolietojums: D 7410 Nolietojums / K 1290 Uzkrātais nolietojums.
• Apmaksa (banka): D 2620 Banka / K 2310 Debitori (rēķinam); D 5310 Piegādātāji / K 2620 Banka (izdevumam).

Katrs grāmatojums tiek pārbaudīts pret līdzsvara noteikumu (Σ debets = Σ kredīts) datubāzes līmenī — nesabalansētu ierakstu sistēma fiziski neļauj saglabāt. Piekļuve datiem ir tikai uzņēmuma biedriem (īpašnieks, administrators, grāmatvedis, skatītājs; noliktavnieks grāmatvedību neredz) ar rindu līmeņa drošību datubāzē. Skatītājam lapas ir tikai skatīšanai — labošanas pogas viņš neredz, bet eksporti un PDF paliek pieejami.

1. Kas ir Noliktava

Noliktava ir Vadi modulis tiem, kas pārdod preces, nevis tikai pakalpojumus: veikaliem, vairumtirgotājiem, e-komercijai, servisiem ar rezerves daļām. Tā atbild uz diviem jautājumiem, uz kuriem grāmatvedība viena pati neatbild — cik preces ir šobrīd un cik tā maksāja. Moduli var lietot arī bez grāmatvedības: tad tā ir patstāvīga preču uzskaite, un grāmatvedim reizi mēnesī aiziet gatavs pārskats.

• Atlikumi. Cik katras preces ir noliktavā šodien, par kādu vidējo pašizmaksu un par kādu kopsummu.
• Dokumenti. Preču saņemšana no piegādātāja, norakstīšana, abpusējās atgriešanas, sākuma atlikumi un pārvietošana starp noliktavām — ar svītrkodu skeneri un pievienotiem failiem.
• Rēķini kopā ar noliktavu. Izrakstot rēķinu vai pavadzīmi ar kataloga preci, izsniegšana notiek pati — atsevišķs dokuments nav jāveido. Kredītrēķins preci atgriež tāpat pats.
• Pārdošana bez rēķina un interneta veikals. Kases un interneta veikala pārdošanai, kurai rēķinu Vadi neizraksta, ir «Izsniegšana bez rēķina». WooCommerce veikalam atlikumi aiziet uz veikalu paši, un veikala pasūtījumi Vadi kļūst par izsniegšanām arī paši.
• Pasūtījumi piegādātājiem. Kas pasūtīts un vēl nav atbraucis; kad prece atbrauc, saņemšana aizpildās no pasūtījuma.
• Inventarizācija. Visas noliktavas, vienas kategorijas vai izvēlētu preču veidlapa, PDF protokols izdrukai, skaitīšana vairākiem cilvēkiem reizē un starpību noformēšana kā iztrūkums vai pārpalikums.
• Pašizmaksa. Katrai izsniegtajai precei sistēma pati zina iepirkuma vērtību, tāpēc redzams, cik nopelnīts, nevis tikai cik izrakstīts.
• Partijas un derīguma termiņi. Precēm, kurām tas vajadzīgs: partijas numurs un termiņš saņemot, izsniegšana pēc agrākā termiņa un pārskats «Derīgums».
• Pārskats grāmatvedim. Viena poga par mēnesi: apgrozījums, atlikumi perioda beigās un dokumentu kopsavilkums, blakus PVN reģistri — CSV un PDF.

Ja uzņēmumam ieslēgta arī Grāmatvedība, noliktava ar to saaug pati: saņemšana kļūst par izdevumu ar priekšnodokli, rēķina izrakstīšana pieraksta pārdoto preču pašizmaksu, norakstījumi un inventarizācijas starpības nonāk žurnālā. Neko ievadīt divreiz nevajag. Sīkāk — §14. Bez Grāmatvedības ne rēķini, ne noliktavas dokumenti grāmatojumus neveido.

Ko modulis vēl nedara: sērijas numurus (savs numurs katrai vienībai) un rezervēšanu. Tas ir ieplānots, un dati, ko ievadi tagad, paliek — tos nekas nepārraksta.

2. Darba sākšana

Pirms noliktavnieks sāk saņemt preces un izrakstīt pavadzīmes, īpašniekam vai administratoram jāsakārto daži iestatījumi. Tie visi ir vienā lapā: konta izvēlne → Iestatījumi, sadaļas sānu sarakstā. Darbs aizņem apmēram pusstundu.

1. Rekvizīti un IBAN. Sadaļā «Rekvizīti» pārbaudi nosaukumu, reģistrācijas un PVN numuru un juridisko adresi, un ieraksti IBAN un banku. Tie nonāk katrā rēķinā un pavadzīmē; bez IBAN klientam rēķinā nav norādīts, kur maksāt. Sadaļā «PVN» (ar Grāmatvedību — «Nodokļi un EDS») norādi, vai esi PVN maksātājs, un, ja reģistrējies vēlāk, datumu «PVN maksātājs no»: dokumentiem pirms tā PVN nav.
2. Logotips. Sadaļā «Rēķinu noformējums» augšupielādē logotipu (PNG) un izvēlies zīmola krāsu. Turpat ir arī noklusējuma rēķina valoda.
3. Rēķinu numerācija. Turpat ir prefikss, formāts un nākamais numurs. Ja līdz šim rēķinus izrakstīji citā programmā, ieraksti numuru, kas seko pēdējam tur izrakstītajam, un tādu pašu prefiksu: tad numerācija turpinās bez cauruma, un klients neredz, ka programma mainīta.
4. Noliktava un tās adrese. Grupā «Noliktava» sadaļā «Noliktavas» pārbaudi noliktavas nosaukumu un ieraksti adresi — to drukā noliktavas pavadzīmēs. Rēķina pavadzīmē izsniegšanas vieta pēc noklusējuma ir uzņēmuma juridiskā adrese; ja preces izsniedz no citas vietas, labo to rēķina formā.
5. Iespējas. Sadaļā «Iespējas» ieslēdz tikai to, ko lietosi (partijas un derīguma termiņi, papildizmaksas, jaunā cena saņemšanā), un izlem, vai noliktavnieks redz iepirkuma cenas un uzņēmuma apgrozījumu — sk. §12.
6. Noliktavnieks. Sadaļā «Komanda» uzaicini noliktavas darbinieku ar lomu Noliktavnieks. Viņš saņem saiti, ienāk ar savu e-pastu un paroli un redz tikai noliktavu, katalogu, partnerus un rēķinus — sk. §13.
7. Sākuma atlikumi. Katalogu un atlikumus no iepriekšējās programmas pārnes Vadi komanda: atlikumi ienāk kā dokuments «Sākuma atlikumi» uz pārejas dienu. Salīdzini tos ar savu sarakstu, un, ja kādai preču grupai neuzticies, pirmajās dienās saskaiti to ar inventarizāciju pa kategorijām (§9).
8. Kas atzīmē apmaksas. Noliktavnieks rēķinus izraksta, bet apmaksu atzīmēt nevar — to dara īpašnieks, administrators vai grāmatvedis rēķina lapā ar «Atzīmēt kā apmaksātu». Bez Grāmatvedības moduļa bankas izraksts Vadi netiek ielasīts, tāpēc norunā, kurš un cik bieži atzīmē saņemto naudu: tikai tad neapmaksāto rēķinu saraksts ir patiess.

Kartīte «Pirmie soļi noliktavā»

Noliktavas darbvirsmā ir kartīte ar pirmajiem soļiem. Īpašniekam un administratoram tajā ir arī saites uz rekvizītiem un komandu (1. un 6. solis augstāk). Četri darba soļi atzīmējas paši, tiklīdz attiecīgais darbs ir padarīts, un, kad tie visi izdarīti, kartīte pazūd; to var arī paslēpt ar pogu «Paslēpt» un vēlāk atgriezt ar «Rādīt».

1. Ieved preču katalogu. Katalogā pievieno preces ar nosaukumiem, SKU un svītrkodiem (vai ielādē tās no interneta veikala kanāla). Noliktavā skaita tikai preces ar atzīmi «Uzskaitīt noliktavā».
2. Ievadi sākuma atlikumus. Dokumentā «Sākuma atlikumi» norādi, cik preču ir šodien un par kādu pašizmaksu. Tas paliek melnraksts uz izvēlēto datumu: vispirms salīdzini to ar savu sarakstu, un tikai tad grāmato. Ja sāc no nulles, soli izlaid.
3. Saņem pirmo piegādi. Kad atnāk piegādātāja pavadzīme, spied «Saņemt preces» — sīkāk §5.
4. Izraksti pirmo rēķinu. Rēķina rindā izvēlies preci no kataloga, nevis raksti aprakstu ar roku: tad izsniegšana no noliktavas notiek pati.

Pāreja no citas programmas

Datus no iepriekšējās programmas (katalogu, partnerus, atlikumus un pārdošanas vēsturi) pārnes Vadi komanda — sazinies ar mums. Pašam ievadīt katalogu un sākuma atlikumus var jebkurā brīdī, kā aprakstīts augstāk.

Sākuma atlikumi grāmatojumu neveido — tie tikai pasaka sistēmai, no kā sākt. Vispirms katalogs, tad atlikumi: sākuma atlikumu dokumentā var izvēlēties tikai preci, kas jau ir katalogā un ir uzskaitāma noliktavā.

3. Preces un atlikumi

Preces dzīvo kopīgajā Katalogā — tajā pašā, no kura ņem rindas rēķinam. Noliktavā skaita tikai tās, kurām kataloga kartītē ir atzīme «Uzskaitīt noliktavā»: pakalpojumam tās nav, un noliktavas dokumentā tādu preci izvēlēties nevar. Noderīgi aizpildīt arī SKU (pēc tā prece sasaistās ar interneta veikalu), svītrkodu (pēc tā strādā skeneris) un kategoriju — brīvs teksts ar apakšgrupu aiz slīpsvītras («Instrumenti / Urbji»), pēc kura var atlasīt katalogu un atlikumus, un pēc kura pārskats grāmatvedim saskaita atsevišķu kopsavilkumu.

Lapa Atlikumi rāda katras preces daudzumu un vērtību. Meklēt var pēc nosaukuma, SKU vai svītrkoda; filtri ir «Ar atlikumu», «Mazs atlikums», «Nulles» un «Visas» (pēdējie divi rāda arī preces, kurām noliktavā vēl nav bijis nevienas kustības), un, ja noliktavas ir vairākas, blakus ir to izvēle. Kolonnās ir atlikums, vidējā pašizmaksa un vērtība; apakšā — kopvērtība par visu atlasi. Čips «Mazs» parādās precēm, kuru atlikums nokrities līdz minimumam vai zemāk. Ja ir atvērti pasūtījumi piegādātājiem, blakus atlikumam ir aile «Pasūtīts» — cik vēl gaidām no piegādātājiem. Atlikumu tā nemaina: prece tajā ienāk tikai ar saņemšanu (sk. §6).

• Minimālo atlikumu uzstāda preces kartītē pie katras noliktavas. Tukšs lauks — bez brīdinājuma; aizpildīts — prece parādās sarakstā «Mazs atlikums» un skaitītājā noliktavas sākumlapā.
• Preces kartītē redzami atlikumi pa noliktavām un Kustības: datums, dokuments, veids, daudzums, vienības pašizmaksa, vērtības izmaiņa un atlikums ar vērtību pēc katras darbības. Ja prece gaida kādā pasūtījumā piegādātājam, kartītē ir arī bloks «Pasūtīts» — kurā pasūtījumā, no kā un cik vēl gaida.
• Kustības netiek dzēstas nekad — tāpēc par katru skaitli var pateikt, no kurienes tas radies. Labojums vienmēr ir jauns dokuments.
• Poga «Labot preci» kartītes augšā atver preci katalogā (nosaukums, cena, PVN likme) — tie paliek katalogā, noliktava tos nedublē.

Bloks Iepirkumi preces kartītē atbild uz jautājumu «par cik un pie kā to pirkām»: pēdējais piegādātājs (ar saiti uz partnera kartīti), pēdējā iepirkuma cena bez PVN, tās pašas preces pašizmaksa ar papildizmaksām (piegāde, muita) un vidējā cena par pēdējiem 12 mēnešiem, svērta pēc daudzuma. Zemāk ir pēdējo saņemšanu tabula un aizverams kopsavilkums pa piegādātājiem. Visi skaitļi nāk no grāmatotiem saņemšanas dokumentiem — atsevišķi tos nekur nav jāievada, un katru var atvērt un pārbaudīt.

Etiķetes ar svītrkodu. Atlikumu lapā poga «Drukāt etiķetes» sagatavo PDF par to pašu atlasi, kas ekrānā, vai tikai par tabulā atzīmētajām precēm: vai nu A4 loksni ar 4 × 10 etiķetēm pa 52,5 × 29,7 mm, vai lentes printera etiķeti 58 × 40 mm (viena lapa = viena etiķete). Saraksta rindā ir saite «Etiķete» vienai precei. Uz etiķetes ir nosaukums, SKU, svītrkods ar cipariem zem tā un cena — ar PVN, bez PVN vai bez cenas, kā izvēlies pirms drukāšanas. Ja precei svītrkoda nav, bet ir SKU, etiķetē svītrkoda vietā ir pats SKU kā Code128 kods; bez etiķetes paliek tikai preces, kurām nav ne svītrkoda, ne SKU.

Meklēšana un skeneris. Katalogā un preces laukā dokumenta vai rēķina rindā var meklēt ar vairākiem vārdiem: «filtek a2» atrod «Filtek Z250 A2», jo katram vārdam jāatrodas nosaukumā, SKU vai svītrkodā. Skenējot (kods un Enter) prece tiek atrasta gan pēc svītrkoda, gan pēc precīza SKU, tāpēc etiķete ar SKU skenējas tāpat kā rūpnīcas svītrkods. Ja gribi īstus svītrkodus, kataloga kartītē poga «Ģenerēt svītrkodu» izveido iekšējo kodu ar prefiksu 29, bet īpašnieks vai administrators atlikumu lapā blakus etiķetēm var ģenerēt kodus uzreiz visām precēm bez svītrkoda. Skeneris šos kodus lasa, bet ārpus tavas noliktavas mazumtirdzniecībā tie neder.

Vērtību rēķina pati sistēma no kustībām (vidējā svērtā pašizmaksa), nevis no cenu lapas — tāpēc cenas maiņa katalogā noliktavas vērtību nemaina.

4. Dokumenti

Viss noliktavā notiek ar dokumentiem: atlikumu nevar «izlabot ar roku», lai skaitlis mainītos, jābūt dokumentam, kas paskaidro, kāpēc. Sadaļā Kustības (izvēlne Noliktava) ir visu dokumentu saraksts ar meklēšanu pēc numura, partnera vai piegādātāja dokumenta numura, filtriem pēc veida, noliktavas un mēneša un čipiem «Visi · Melnraksti · Grāmatoti · Anulētie». Jaunu sāk poga «Jauns dokuments» — tā uzreiz prasa veidu.

Melnraksts, grāmatots, anulēts

Formā ir divas pogas, jo tie ir divi soļi. «Saglabāt melnrakstu» atstāj dokumentu nepabeigtu: to var brīvi labot un dzēst, un atlikumus tas vēl neietekmē (prece varbūt vēl ceļā). «Saglabāt un grāmatot» parāda apstiprinājumu — cik rindu un par kādu pašizmaksu — un tikai tad piešķir numuru un maina atlikumus. Grāmatots dokuments vairs nav labojams; tas ir uzskaites dokuments. Ja aizgāji no formas, to nesaglabājot, atgriežoties Vadi piedāvā «Atjaunot nesaglabāto» vai «Sākt no jauna». Noliktavniekam, kuram cenas ir paslēptas, saņemšanai, atgriešanai piegādātājam un sākuma atlikumiem pogas «Saglabāt melnrakstu» nav — tādu dokumentu viņš grāmato uzreiz.

Kļūdu labo ar «Anulēt» un obligātu iemeslu: sistēma izveido storno dokumentu ar pretēju zīmi, bet oriģināls paliek vēsturē ar atzīmi «Anulēts» un saiti «Storno dokuments». Kustības netiek dzēstas — tā ir vienīgā godīgā pieeja, jo atlikums pagātnes datumā paliek tāds, kāds tas tobrīd bija. Pašizmaksu storno ņem no sākotnējām kustībām, tāpēc atlikums atjaunojas līdz centam neatkarīgi no šodienas vidējās cenas. Izņēmums: ja daļa saņemtās preces pa to laiku jau izsniegta, storno atlikuma vērtību zem nulles nenoved — atlikušo krājumu vērtība tiek pārrēķināta, un ar Grāmatvedību starpību Vadi grāmato kā pašizmaksas korekciju (2130 ↔ 7110). Dialogs «Anulēt» par to brīdina.

Storno datumu dialogs «Anulēt» parāda pirms apstiprināšanas. Parasti tā ir anulēšanas diena: sākotnējais dokuments paliek savā mēnesī, storno — mēnesī, kad anulēja. Izņēmums ir uzņēmumi ar Grāmatvedības moduli: ja dokumentam grāmatvedībā ir izdevums (jebkura preču saņemšana — arī tās papildizmaksas — un atgriešana piegādātājam), anulējot šis izdevums tiek dzēsts no dokumenta datuma, tāpēc arī storno ir dokumenta datumā — citādi noliktavas atlikums un konts 2130 par pagājušo mēnesi nesakristu. Tāpat ir ar izsniegšanu, ko anulē rēķins («Atsaukt izrakstīšanu» vai «Anulēt rēķinu»). Tādu dokumentu slēgtā periodā anulēt nevar.

Norakstīšana un atgriešana: iemesls ir obligāts

Norakstīšanas formā ir lauks «Norakstīšanas iemesls», un bez tā dokumentu grāmatot nevar. Tas nav birokrātija: tieši no iemesla ir atkarīgs, ko ar norakstīto darīs grāmatvedis un vai būs jākoriģē atskaitītais PVN. Tāpēc iemesls ir izvēle no saraksta, nevis brīvs teksts — pēc gada pēc tā var savilkt kopā visu, kas noliktavā zudis.

Blakus iemeslam ir «Pamatojuma dokuments»: akta numurs, policijas izziņas vai VID paziņojuma numurs. Ieraksti to uzreiz — pēc gada neviens neatcerēsies, kur tas palika. Grāmatotam dokumentam poga «PDF» saliek norakstīšanas aktu ar precēm, daudzumiem, pašizmaksu, iemeslu un parakstu vietām; ar to pietiek gan savai lietvedībai, gan grāmatvedim. Inventarizācijā iemesla lauka nav: tās iztrūkumi pārskatā «Norakstījumi pēc iemesla» ir atsevišķā rindā «Inventarizācijas iztrūkums».

Atgriešanā piegādātājam iemesls nav vajadzīgs: tur prece aiziet atpakaļ kopā ar dokumentu, un pretī ir piegādātāja kredītrēķins, nevis zudums. Tāpēc formā ir cena bez PVN un PVN likme — tādas, kādas būs kredītrēķinā, — un lauks «Piegādātāja dokumenta Nr.» kredītrēķina numuram. Cenai jābūt lielākai par 0 — ar cenu 0 atgriešanu grāmatot nevar. Ja ieslēgta Grāmatvedība, piegādātājs ir obligāts: bez tā nav, kam samazināt parādu (kas notiek grāmatvedībā — §14).

Izsniegšana bez rēķina

Kase vai interneta veikals pārdod preces, kurām rēķinu Vadi neizraksta: čeku vai rēķinu pircējam izdod pats veikals. Lai noliktava zinātu, ka prece aizgājusi, ir dokuments «Izsniegšana bez rēķina» («Jauns dokuments» → veids). Klients pēc noklusējuma ir «Interneta veikala pircēji» — viens partneris visiem šādiem pircējiem. Ja tāda vēl nav, Vadi to izveido, saglabājot pirmo izsniegšanu; kartīte katram pircējam nav vajadzīga. Var izvēlēties arī citu klientu.

Rindās ir prece, daudzums un pārdošanas cena bez PVN (to ieliek no kataloga; labo, ja bija atlaide), atlaide un PVN likme; dāvanai cena ir 0. Laukā «Pamatojums» ieraksti, uz kuru pārdošanu dokuments balstās: veikala pasūtījumu numurus, kases Z-atskaiti vai datumu (piem., «Woo #1201–#1235, 07.10.»). Pēc tā izsniegšanu vēlāk atrod sarakstā un atgriešanas formā. Dokumentā var būt viens pasūtījums vai visa diena, un, ja pārdošana atkārtojas, to var kopēt — kopija paņem rindas un cenas, bet ne pamatojumu.

Grāmatojot prece aiziet par vidējo pašizmaksu (partijas — pēc agrākā termiņa), un dokuments saņem numuru ar prefiksu IZS, tāpat kā izsniegšana no rēķina. Pārdošanas cenas nonāk pārskatā «Peļņa» un darbvirsmas apgrozījumā (§11), bet PVN reģistros un pavadzīmju reģistrā izsniegšanas bez rēķina nav: tie ir par dokumentiem, ko izraksta Vadi. Ar Grāmatvedību grāmatojas tikai pašizmaksa — ieņēmumus un PVN no šīs pārdošanas grāmato atsevišķi (sk. §14).

Uzņēmumam, kuram vajag rēķinu, izraksti parasto rēķinu — tas preci noraksta pats (§7). Tādu pasūtījumu izsniegšanā bez rēķina neiekļauj, citādi prece norakstīsies divreiz.

Atgriešana no klienta: kredītrēķins vai dokuments

Ceļš katrai situācijai ir viens, un to nosaka tas, kur prece tika pārdota.

• Pārdots ar Vadi rēķinu — izraksti kredītrēķinu uz šo rēķinu (rēķina lapā izvēlne «⋯» → «Kredītrēķins»). Izrakstot tas pats atgriež preces noliktavā par to pašu pašizmaksu, ar kādu tās aizgāja, un tajās pašās partijās. Dokuments «Atgriešana no klienta» te nav vajadzīgs: tas preci ieskaitītu otrreiz.
• Tikai cenas atlaide — prece paliek pie klienta, mainās tikai summa. Kredītrēķina formā noņem ķeksi «Atgriezt preces noliktavā», un noliktava netiek aiztikta.
• Izsniegts bez rēķina (kase, interneta veikals) — dokuments «Atgriešana no klienta», kurā izvēlas sākotnējo izsniegšanu (to atrod arī pēc pamatojuma). Rindas aizpildās no tās, prece ienāk par to pašu pašizmaksu un tajās pašās partijās, un pārskatā «Peļņa» ieņēmumi samazinās par atgriezto. Veikala pasūtījumiem, ko Vadi pārņem pats, atgriešanu veido arī pats kanāls (§8).
• Pārdots pirms Vadi, iepriekšējā programmā — tas pats dokuments, bet bez sākotnējās izsniegšanas. Prece ienāk par tās šodienas vidējo pašizmaksu.

Atgriezt vairāk, nekā izsniegts, nevar. Vadi saskaita visu, kas pa to pašu izsniegšanu jau atgriezts, gan ar kredītrēķiniem, gan ar dokumentiem (anulētos neskaitot), un lieko daudzumu negrāmato, nosaucot preci, kurai atgriežamais daudzums pārsniedz izsniegto.

Pārvietošana starp noliktavām

Šis dokuments parādās tikai tad, ja uzņēmumam ir vismaz divas noliktavas (otru izveido noliktavas iestatījumos). Formā izvēlas, no kuras un uz kuru noliktavu prece iet, un pievieno rindas ar daudzumu. Cenu tur nav: prece nepārdodas un nepērkas, tā maina plauktu.

Ko tas izdara: vienā noliktavā daudzums samazinās, otrā palielinās, un pašizmaksa pārceļas līdzi tāda pati — krājumu kopējā vērtība nemainās. Tāpēc pārvietošana grāmatvedībā neko neraksta: naudai nekas nav noticis. Dokuments saņem savu numuru ar prefiksu PAR (piem., PAR-2026-001), un poga «PDF» dod pavadzīmi ar abu noliktavu nosaukumiem un adresēm — to prasa noteikumi par preču piegādes dokumentiem (MK noteikumu Nr. 877 40. punkts), tāpēc noliktavas kartītē adresi ir vērts aizpildīt.

Ja avota noliktavā preces nepietiek, dokuments netiek grāmatots un parāda, kā pietrūkst — tāpat kā izsniegšanā. Kļūdainu pārvietošanu labo ar «Anulēt»: prece un tās vērtība atgriežas turpat, no kurienes aizgāja.

Slēgtie periodi

Kad mēnesis ir atskaitīts, to var slēgt: noliktavas iestatījumos ir datums «Noliktava slēgta līdz», un dokumentus ar datumu līdz tam (ieskaitot) vairs nevar ne grāmatot, ne anulēt. Ja ieslēgta grāmatvedība, noliktava ievēro arī tās slēgtos periodus (iesniegta PVN deklarācija, noslēgts gads) — šādā gadījumā kļūdu labo ar jaunu dokumentu šodienas datumā.

5. Preču saņemšana soli pa solim

Saņemšana ir biežākais darbs noliktavā, tāpēc poga «Saņemt preces» ir gan noliktavas sākumlapā, gan ātro darbību panelī un izvēlnē «+ Jauns». Forma atveras ar kursoru svītrkoda laukā: noliktavā vispirms skenē, un tikai pēc tam meklē ar peli.

1. Noliktava un datums. Ja noliktava ir viena, izvēle nemaz nerādās. Datums ir dokumenta datums noliktavā — pēc tā prece ienāk atlikumā.
2. Piegādātājs. Izvēlies no saraksta vai ieraksti nosaukumu — Vadi to meklēs Uzņēmumu reģistrā un piedāvās «+ Izveidot partneri» ar rekvizītiem.
3. Piegādātāja dokumenta numurs un datums. Pavadzīmes vai rēķina numurs. Tieši ar to saņemšana nonāk grāmatvedībā kā izdevums, tāpēc to ir vērts aizpildīt.
4. Rindas. Skenē svītrkodu (vai etiķeti ar SKU) un spied Enter — prece pievienojas ar daudzumu 1, atkārtots skenējums tai pašai precei pieskaita +1 (tā skaita kastes, nevis meklē sarakstā). Bez skenera preci izvēlas laukā «Prece», meklējot pēc nosaukuma vai SKU; brīvs teksts katalogam nepiesaista, tāpēc rinda vienmēr ir čips ar preces nosaukumu. Ja noskenētā koda katalogā nav, poga «Izveidot preci ar šo svītrkodu» izveido preci un pievieno to dokumentam.
5. Daudzums un cenas. Ieraksti daudzumu, cenu bez PVN, vajadzības gadījumā atlaidi procentos un PVN likmi. Ja uzņēmums nav PVN maksātājs vai dokumenta datums ir pirms datuma «PVN maksātājs no», likmes kolonnas nav un aile saucas «Cena ar piegādātāja PVN» — ieraksti summu ar PVN, jo priekšnodokli neatskaita. Cena jau ir ielikta: tā ir šīs preces pēdējā iepirkuma cena no tā paša piegādātāja (ja no viņa vēl nav pirkts — no jebkura), tāpēc salīdzini to ar pavadzīmi un labo tikai tad, ja cena mainījusies. Summu rinda parāda pati.
6. Fails un grāmatošana. Zem rindām blokā «Pielikumi» pievieno pavadzīmes skenējumu vai PDF — fails paliek pie dokumenta. Tad «Saglabāt un grāmatot».

Pēc pasūtījuma. Ja preces bija pasūtītas Vadi, saņemšanu sāc pasūtījumā ar pogu «Saņemt preces»: piegādātājs, noliktava un rindas ar vēl nesaņemto daudzumu un gaidāmo cenu jau būs ielikti. Ja atbrauca mazāk, samazini daudzumu — pārējais paliek gaidāms pasūtījumā (sk. §6).

Pēc grāmatošanas dokuments saņem numuru (piem., SAN-2026-001), preces daudzums atlikumā pieaug, un vidējā pašizmaksa pārrēķinās — sk. §10. Ja ieslēgta grāmatvedība, tajā pašā brīdī rodas izdevums: preces nonāk kontā 2130 «Preces pārdošanai», priekšnodoklis — kontā 2570, parāds piegādātājam — kontā 5310; dokumentā parādās saite «Izdevums grāmatvedībā». Šo izdevumu labo tikai caur noliktavu: grāmatvedības pusē tas ir slēgts, lai skaitļi abās vietās nesašķeltos. Ja šim piegādātājam izdevumos jau ir dokuments ar tādu pašu numuru (vai, bez numura, ar tādu pašu summu un datumu), pirms grāmatošanas parādās brīdinājums «Iespējams dublikāts izdevumos»: «Nē, negrāmatot» aptur, «Jā, tomēr grāmatot» turpina.

Bonusa prece. Ja piegādātājs kādu preci iedod bez maksas, ievadi to kā parastu rindu ar cenu 0. Prece ienāk noliktavā bez vērtības, un tās vidējā pašizmaksa attiecīgi samazinās: kopējā summa ir tā pati, bet gabalu ir vairāk. Nākamajā saņemšanā par cenas ieteikumu šī nulle netiek ņemta.

Jaunā pārdošanas cena. Ja noliktavas iestatījumos ieslēgta funkcija «Pārdošanas cena saņemšanā», rindā tūlīt aiz pirkuma cenas ir aile «Pārdošanas cena (bez PVN)». Pelēkais skaitlis tajā ir preces šodienas cena katalogā — ieraksti jauno tikai tad, ja cena tiešām mainās; zem lauka Vadi parāda uzcenojumu pret rindas pirkuma cenu (piem., +38 %). Tukšs lauks cenu neaiztiek. Pirms grāmatošanas melnrakstā parādās saraksts «bija → būs», un katalogā cena nomainās tikai grāmatojot, t.i. tikai tad, ja saņemšana tiešām ieskaitījās. Anulēšana cenu neatgriež: tā tobrīd jau ir pagājis fakts, un veco cenu vajadzības gadījumā ieraksta preces kartītē.

Papildizmaksas. Ja par to pašu piegādi ir atsevišķs rēķins — transports, muitas maksājums, iekraušana vai kravas apdrošināšana — ieraksti to zem rindām blokā «Papildizmaksas» (apraksts, summa bez PVN, PVN, pakalpojuma sniedzējs un viņa dokumenta numurs). Šīs izmaksas ir preces pašizmaksas daļa, nevis atsevišķi izdevumi: tā to prasa grāmatvedības noteikumi (MK noteikumu Nr. 775 207. punkts), un bez tām prece noliktavā stāv lētāka, nekā patiesībā maksāja — pārdodot peļņa izskatās lielāka, nekā ir.

Grāmatojot summa sadalās pa dokumenta rindām proporcionāli rindas vērtībai (dārgākā prece paņem lielāko daļu), un neviens cents nepazūd — daļu summa vienmēr sakrīt ar ievadīto. Ja ieslēgta grāmatvedība, katra papildizmaksu rinda kļūst par savu izdevumu kontā 2130 ar savu piegādātāju, tāpēc grāmatvedis redz gan pašu preci, gan piegādi atsevišķi. Anulējot dokumentu, šie izdevumi aiziet kopā ar pamata izdevumu.

Grāmatotam dokumentam ir poga «PDF» — pieņemšanas akts ar piegādātāju, viņa dokumenta numuru, precēm, daudzumiem, cenām un papildizmaksām. To paraksta preces pieņēmējs; noderīgi, ja preci saņem noliktavnieks, bet dokumentu pārbauda vadītājs.

Kopēšana. Ja tā pati piegāde atkārtojas, atver veco dokumentu un spied «Kopēt» — rodas jauns melnraksts ar to pašu noliktavu, piegādātāju, precēm, cenām un papildizmaksām, bet ar šodienas datumu un tukšu piegādātāja dokumenta numuru: tas katrai piegādei ir savs. Saite uz pasūtījumu piegādātājam kopijā nepāriet — tā paliek oriģinālam. Kopēt var arī grāmatotu un anulētu dokumentu — kustības nekur nepazūd, rodas tikai melnraksts. Izsniegšanu, kas radusies no rēķina, un storno dokumentus kopēt nevar: tos veido sistēma. Ja noliktavniekam cenas ir paslēptas (sk. slēdžus §12), dokumentu ar cenām viņam nav ne «Kopēt», ne «Labot»: kopija atvērtos ar aizpildītām iepirkuma cenām.

PVN režīmu Vadi izvēlas pēc piegādātāja valsts un to pasaka zem lauka — pārbaudi to pēc rēķina. Ja pavadzīme nav parasts iekšzemes pirkums, atver «Papildu lauki» un nomaini PVN režīmu: Imports, Reversais PVN (tad jānorāda darījuma veids R1–R7), ES iegāde vai trešās valsts pakalpojums. Turpat ir piezīmju lauks. Tie paši režīmi ir arī katrai papildizmaksu rindai atsevišķi — muitas maksājumam un kurjera rēķinam PVN mēdz būt dažāds.

6. Pasūtījumi piegādātājiem

Pasūtījums piegādātājam ir iekšējs pieraksts par to, kas pasūtīts un vēl nav atbraucis. Vadi to piegādātājam nesūta: pasūti, kā esi pieradis (e-pastā, pa telefonu, piegādātāja portālā), un Vadi pieraksti, ko un cik. Atlikumu un grāmatvedību pasūtījums neaiztiek — prece noliktavā ienāk tikai ar saņemšanu. Sadaļa ir izvēlnē Noliktava → Pasūtījumi.

1. Izveido. «Jauns pasūtījums»: piegādātājs (jebkurš partneris — ja tas līdz šim bija tikai klients, to atrod meklējot, un saglabājot tam pieliek lomu «Piegādātājs»), noliktava, pasūtījuma datums, datums «Gaidāms» un preces ar daudzumu. Gaidāmā cena bez PVN ielikta pati — pēdējā pirkuma cena, vispirms no šī paša piegādātāja; to var mainīt un pielikt atlaidi. Saglabāts pasūtījums ir melnraksts bez numura.
2. Pasūti. Kad pasūtījums tiešām aizgājis piegādātājam, spied «Pasūtīt». Tas saņem numuru ar prefiksu PAS (piem., PAS-2026-001), un precēm atlikumos un kartītē parādās «Pasūtīts». Kamēr nekas nav saņemts, pasūtījumu vēl var labot; numurs paliek tas pats.
3. Saņem preces. Kad piegāde atbrauc, pasūtījumā spied «Saņemt preces». Atveras parastā saņemšanas forma (§5), kurā piegādātājs, noliktava un rindas ar vēl nesaņemto daudzumu jau ir ielikti, un gaidāmās cenas pāriet uz saņemšanu. Ja atbrauca mazāk, samazini daudzumu — pārējais paliek gaidāms. Ja saņem vairāk, nekā pasūtīts, forma to parāda brīdinājumā; ja pēc pasūtījuma jau ir saņemšanas melnraksts, poga saucas «Turpināt saņemšanu» un atver to. Pēc grāmatošanas pasūtījuma statuss mainās pats.

«Daļēji saņemts» un «Saņemts» neviens neliek ar roku — tos maina saņemšanas grāmatošana, un, ja saņemšanu anulē, pasūtījums atkal gaida šīs preces. «Noslēgt» lieto, kad piegādātājs atlikušo neatvedīs: tas pazūd no «Pasūtīts», un pēc pasūtījuma vairs nevar saņemt preces, bet jau saņemtais paliek. «Anulēt» var tikai tad, ja nekas vēl nav saņemts un pēc pasūtījuma nav saņemšanas melnraksta; anulēts pasūtījums paliek sarakstā kā fakts, un to nevar atsaukt.

Kur pasūtīto redz

• Sarakstā «Pasūtījumi» — čips «Gaida preces» atlasa pasūtītos un daļēji saņemtos; blakus ir filtrs pēc piegādātāja un meklēšana pēc numura. Ja datums «Gaidāms» pagājis, bet preces vēl nav, pasūtījumam ir atzīme «nokavēts».
• Atlikumos — aile «Pasūtīts»: cik vēl gaidām. Tā parādās tikai tad, ja kaut kas tiešām ir pasūtīts.
• Preces kartītē — bloks «Pasūtīts» ar pasūtījumiem, kuros šī prece gaida, un kopējo gaidāmo daudzumu.
• Pasūtījuma lapā — pa rindām pasūtīts, saņemts un atlicis, saites uz saņemšanām un poga «PDF». Izdruka ir lapa noliktavai (kas pasūtīts, kas atbraucis, kas vēl jāgaida), nevis vēstule piegādātājam.

No pārskata «Ko pasūtīt»

Pārskatā «Ko pasūtīt» (§11) atzīmē preces un spied «Izveidot pasūtījumu»: katram piegādātājam rodas savs melnraksts ar ieteiktajiem daudzumiem un pēdējām cenām. Grupai «Piegādātājs nav zināms» piegādātāju izvēlas turpat. Atvērtos pasūtījumus pārskats jau ņem vērā — ieteiktais daudzums samazinās par pasūtīto, un prece, kuras vajadzību pasūtītais sedz pilnībā, sarakstā vairs neparādās. Tā to pašu otrreiz nepasūtīsi.

Pasūtījumus veido un maina tie paši, kas noliktavas dokumentus, arī noliktavnieks; skatītājs tos tikai redz. Ja noliktavniekam cenas paslēptas, pasūtījumā viņš cenas neredz un neievada — tās pieliek īpašnieks, administrators vai grāmatvedis, un noliktavnieka labojumi esošās cenas nemaina.

7. Rēķins un noliktava

Rēķins un pavadzīme paliek tur, kur bijuši — sadaļā Ieņēmumi. Vienīgais, kas mainās: preces rindu veido no kataloga: rindas aprakstā sāc rakstīt nosaukumu vai SKU (vai noskenē svītrkodu) — zem lauka atveras saraksts «No kataloga», un izvēlētā prece zem apraksta redzama kā čips ar «×». Kad rindai piesaistīta noliktavas prece, zem tās redzams «Noliktavā: N», bet, ja rindā ierakstīts vairāk, nekā ir, — brīdinājums, piemēram, «Noliktavā: 3 — par 2 par daudz». Brīvs teksts katalogam nepiesaista: tāda rinda noliktavai neeksistē un atlikumu nemaina. Ja klientam ir pastāvīgā atlaide vai īpašas cenas, izvēlētajai precei rindā uzreiz ir klienta cena (cilnē «Sākums», §4).

Preci noraksta izrakstīšana, nevis apmaksa. Tajā brīdī, kad rēķins saņem numuru, izveidojas preču izsniegšanas dokuments (prefikss IZS) noklusējuma noliktavā, un rēķinā parādās saite uz to. Izsniegšanā iet tikai rindas ar pozitīvu daudzumu; rinda ar mīnusu (piemēram, atlaide) noliktavu neaiztiek. Ja kādas preces nepietiek, rēķins netiek izrakstīts un paliek melnraksts ar paziņojumu, ka noliktavā nepietiek preču. Atver «Labot» — pie katras rindas redzams atlikums; vispirms jāreģistrē saņemšana vai jāsamazina daudzums.

Ja ieslēgta Grāmatvedība, izsniegšana ieraksta pārdoto preču pašizmaksu žurnālā (sk. §14). Bez tās rēķins grāmatojumu neveido: tam ir numurs, PDF, apmaksas atzīmes un noliktavas izsniegšana, un grāmatvedis mēneša beigās saņem pārskatu (§11).

Atpakaļceļš ir simetrisks: «Atsaukt izrakstīšanu» un «Anulēt rēķinu» izveido izsniegšanai storno, un preces atgriežas atlikumā ar to pašu pašizmaksu, ar kādu aizgāja. Kredītrēķins preces atgriež noliktavā pats, pēc sākotnējās izsniegšanas pašizmaksas; ja tā ir tikai cenas atlaide, formā noņem ķeksi «Atgriezt preces noliktavā» (sk. §4). Slēgtā periodā izrakstīšanu atsaukt nevar — tur risinājums ir kredītrēķins.

Kredītrēķinu izraksta tikai īpašnieks, administrators vai grāmatvedis. Noliktavnieks var izrakstīt rēķinu un atsaukt tā izrakstīšanu, bet kredītrēķinu nevar ne izrakstīt, ne atsaukt.

Rēķins vai izsniegšana bez rēķina? Rēķinu izraksta, ja klientam dokumentu dod Vadi. Ja pārdod kase vai interneta veikals un čeku vai rēķinu pircējam izdod tie, preci noliktavā noraksta «Izsniegšana bez rēķina» (§4), bet WooCommerce veikalam to var darīt pats kanāls (§8). Viena un tā pati pārdošana nedrīkst būt abos — tad prece aiziet divreiz.

Pavadzīme bez cenām. Ja dokumenta veids ir pavadzīme, rēķina lapā blakus pogai «PDF» ir «PDF bez cenām»: tajā pašā veidlapā paliek prece, daudzums un mērvienība, bet nav ne cenu, ne summu, ne PVN, ne apmaksas rekvizītu — to vietā ir atsauce «Cenas un summas — rēķinā Nr. …». Tā preci ved, kad cenas nav šofera vai saņēmēja noliktavas darīšana: Grāmatvedības likuma 12. pants to atļauj, jo pavadzīme apliecina piegādes faktu, un summas ir atsevišķā rēķinā ar atsauci uz pavadzīmes numuru un datumu. Tāda pati poga ir arī noliktavas dokumentiem (pārvietošanai, saņemšanai, izsniegšanai un atgriešanām) — visiem, izņemot norakstīšanas aktu.

8. Interneta veikals

Interneta veikalu pieslēdz izvēlnē Noliktava → Kanāli (WooCommerce vai savs veikals; to redz un maina īpašnieks un administrators). Kopīgā atslēga ir SKU: pa to jāsakrīt daudzumam, nosaukumam un kategorijai. Vadi ir galvenais: pēc katras kustības veikals saņem atlikumu. Kanāla lapā ir savienojuma pārbaude, kataloga imports, atlikumu izsūtīšana, salīdzinājums pa SKU un žurnāls par katru izsūtījumu; atslēgas glabājas šifrētas, un atpakaļ tās nerāda neviens ekrāns.

Citas platformas. WooCommerce veikalu pieslēdz pats. Shopify, PrestaShop, OpenCart, Magento vai jebkuru citu platformu pieslēdzam pēc pieprasījuma — integrāciju iestata Vadi komanda, un pēc tam tā strādā tāpat kā WooCommerce: atlikums uz veikalu, pārdošana uz Vadi. Sazinies ar mums.

Tieši tāpēc, ka veikals saņem Vadi skaitli, katram veikala pārdevumam jābūt arī Vadi — citādi nākamā sinhronizācija atgriezīs vitrīnā jau pārdoto preci. Ceļi ir divi: WooCommerce veikalam ieslēdz pasūtījumu pieņemšanu (zemāk), citam veikalam pārdevumus ievada ar roku kā «Izsniegšanu bez rēķina» (§4) — piemēram, vienu dokumentu dienā ar pasūtījumu numuriem pamatojumā.

Pirmajai pieslēgšanai noder kataloga eksports: lapā «Katalogs» poga «CSV» dod failu divos izkārtojumos. Vadi formāts ir visi kataloga lauki ar latviskiem virsrakstiem — failu var atvērt Excelā. WooCommerce formāts ir fails veikala preču importētājam: ja veikals vēl ir tukšs, ielādē to tur un tad izpildi importu Vadi pusē — saites starp abām pusēm rodas pēc SKU. Failā iet tie paši ieraksti, kas sarakstā ekrānā (aktīvie vai visi, izvēlētā kategorija, meklēšana).

Kuras preces ir veikalā

Atsevišķas atzīmes «rādīt veikalā» nav: prece ir veikalā tad, ja veikalā ir prece ar tādu pašu SKU. Preces, kuras tikai glabājas noliktavā, veikalā vienkārši neveido — Vadi tās neaiztiek. Preces kartītē blokā «Interneta veikals» redzams, vai prece ir veikalā un vai Vadi tai sūta atlikumu; tur pat īpašnieks un administrators var atlikuma sūtīšanu konkrētai precei izslēgt (pārdošana veikalā tad joprojām nonāk Vadi, tikai atlikumu veikalā uztur pats veikals). Katalogā ir filtrs «Veikals»: «Nav veikalā» kopā ar eksportu WooCommerce formātā dod failu ar jaunajām precēm, ko ielādēt veikalā. Ja kanālam ieslēgta nakts sasaiste, Vadi jaunās preces ar sakrītošu SKU sasaista pats (un, ja kanāls sūta atlikumus, tas aiziet jau no rīta); bez tās — kanāla lapā «Importēt katalogu» → «Sasaistīt».

Kā veikalā aizpildīt SKU

Pirms pirmā importa sakārto SKU veikalā — tas ir vienīgais darbs, ko Vadi tavā vietā izdarīt nevar. Kanāla lapā pie «Importēt katalogu» ir «?» ar šiem pašiem noteikumiem, un pārbaude bez izmaiņām parāda katru preci, kas tos neievēro.

• Parasta prece — SKU pašai precei.
• Variabla prece (izmērs, svars, krāsa) — WooCommerce tā ir «vecāks» ar variācijām, un pārdod tieši variāciju. Vadi katra variācija ir atsevišķa prece (nosaukums «Prece — 15 kg»), bet vecāks Vadi nenonāk vispār. Tāpēc SKU liek katrai variācijai, bet vecākam to neliek: variācija bez sava SKU veikalā manto vecāka SKU, un tad visas variācijas ir dublikāti — nesasaistās neviena.
• Visi SKU unikāli un bez tukšumiem (arī starp precēm un variācijām).
• Atlikums katrai variācijai. Variācijas iestatījumos veikalā ieslēdz «Pārvaldīt krājumus» (Manage stock) un ievadi daudzumu. Ja atlikumu uzskaita vecāks (viens skaitlis visām variācijām), Vadi uz variācijām atlikumu nesūta — pārbaudē tās redzamas rindā «Variācijas pēc vecāka». Kanāla iestatījums «Ieslēgt atlikuma uzskaiti veikalā, kur tā izslēgta» to nelabo: tas ir tikai precēm bez variācijām.
• Valoda. Ja veikals ir vairākās valodās, Vadi nosaukumi nonāk veikala galvenajā valodā. Tulkojumi paliek veikalā — Vadi tos neaiztiek un nosaukumus veikalā nepārraksta.

Kā strādā kanāls: režīms un noliktavas

Kanāla lapas augšā ir bloks «Kā strādā šis kanāls»: tur ir kanāla režīms un vienkāršiem vārdiem viss, kas notiek starp Vadi un veikalu — kad veikalā pārdod, no kuras noliktavas noraksta, kur nonāk atgriešana, ko grāmato grāmatvedība, ko redz veikals un cik bieži Vadi ar to sazinās; katrai rindai ir «?». Turpat redzams, vai viss kārtībā (pēdējais sūtījums, nakts salīdzināšana) vai kas jāpārbauda. Režīmi: «Pilna sasaiste» (ieteicams — Vadi sūta atlikumu un pats pārņem pārdošanu un atgriešanu), «Tikai atlikums uz veikalu» (ar brīdinājumu: katrs veikala pārdevums jāievada ar roku), «Tikai pārdošana uz Vadi» (atlikumu uztur veikals) un «Testa režīms» (pieslēgšanai un pārbaudei — Vadi veikalā neko nemaina). Pie katra režīma redzams, ko tas dara abos virzienos: «Atlikums uz veikalu» un «Pārdošana uz Vadi» — jā vai nē.

Kanāla iestatījumos noliktavām ir divi atsevišķi jautājumi. «Ko redz veikals» — atzīmē vienu vai vairākas noliktavas, un veikals rāda to pieejamā atlikuma summu (vai visas aktīvās, arī turpmāk izveidotās). «Pasūtījumus izsniedz no» — viena noliktava, no kuras noraksta pārdoto un kurā pieņem atgriezto (nav izvēlēta — noklusējuma noliktava). Ja tur preces nepietiek, atzīme «trūkstošo ņemt no pārējām noliktavām, ko redz veikals» izsniedz trūkstošo no tām (kur vairāk, katrai noliktavai savs dokuments); bez tās pasūtījums netiek pārņemts, līdz preci pārvieto (ja noliktavā atļauts negatīvs atlikums — atlikums aiziet mīnusā). Ja kanālā atzīmētu noliktavu vēlāk padara neaktīvu, veikals joprojām redz tās atlikumu, un kanāla lapā parādās brīdinājums. Turpat izvēlas, cik bieži Vadi pats pārbauda pasūtījumus, ja veikala ziņa nepienāk — ik 5 līdz 60 minūtēm, biežāk nevar.

Pasūtījumu pieņemšana no WooCommerce

Režīmā ar pārdošanas pārņemšanu (izvēle blokā «Kā strādā šis kanāls») Vadi seko veikalam pats:

• pasūtījums, kurā veikals norakstīja preci no sava atlikuma, Vadi kļūst par «Izsniegšanu bez rēķina» — klients «Interneta veikala pircēji», cena bez PVN un PVN likme no pasūtījuma rindas, piezīmē pasūtījuma numurs;
• atcelšana vai atmaksa ar preču atgriešanu noliktavā kļūst par «Atgriešanu no klienta» pret šo izsniegšanu;
• ja veikalā apstrādātam pasūtījumam maina daudzumu vai izņem rindu, Vadi izsniedz vai atgriež starpību. Veikals tādam labojumam pasūtījuma versiju nemaina, tāpēc Vadi pēdējo 14 dienu pasūtījumus reizi stundā pārlasa arī pats;
• ja veikals preci nenoraksta (piemēram, pasūtījums vēl gaida apmaksu), Vadi arī ne. Piegādi, maksas un kuponus Vadi nepārņem — tie nav prece.

Rēķinus pircējiem izraksta veikals, nevis Vadi. Pasūtījumi, kas radušies pirms ieslēgšanas, netiek pārņemti — tiem Vadi jau jābūt (sākuma atlikumos vai dokumentos). Veikals pasūtījumus sūta uzreiz, un drošībai Vadi tos pārbauda arī pats (kanāla iestatītajā intervālā) un pirms katra atlikumu sūtījuma; poga «Pārbaudīt pasūtījumus tagad» to izdara uzreiz. Blokā redzams, kad pēdējo reizi pienāca vebhuks; ja pasūtījumi mainās, bet vebhuki nenāk (veikals tos apturējis), tur parādās brīdinājums, un «Pārbaudīt savienojumu» parāda to statusu veikalā. Pārņemšanu izslēdz, mainot režīmu: jau pārņemtie dokumenti paliek, bet pasūtījumi, kas veikalā radīsies, kamēr pārņemšana izslēgta, vēlāk netiks pārņemti — tie jāievada ar roku. Katram dokumentam, ko izveidoja kanāls, ir atzīme «Avots: WooCommerce pasūtījums #…», un «Kustībās» tos atlasa filtrs «No interneta veikala». Kanāla žurnālā ir katrs sūtījums, pasūtījums un kļūda; filtrs «Tikai kļūdas» parāda, kas nav izdevies.

Atgriešana nonāk tajā noliktavā, no kuras prece tika izsniegta (ja pasūtījums bija dalīts — vispirms izsniegšanas noliktavā).

Pirms ieslēgšanas: visām precēm, ko pārdod veikalā, jābūt sasaistītām ar Vadi (imports); veikalā jābūt ieslēgtai atlikuma uzskaitei un nodokļiem (bez nodokļiem veikals cenu ar PVN sūta kā cenu bez PVN); un šos pārdevumus vairs neievada ar roku — citādi tie norakstīsies divreiz. Precei, kurai veikalā atlikuma uzskaite izslēgta, veikals neko nenoraksta, tāpēc Vadi to neizsniedz, un tās Vadi atlikums pārdodot nesamazinās.

Saraksts, kļūdas un «Pārņemt vēlreiz»

Zem slēdža ir saraksts «Pārņemtie pasūtījumi»: statuss veikalā, statuss Vadi un dokumentu numuri ar saitēm. Vadi statuss ir «Pārņemts», «Izlaists» (sk. zemāk), «Veikals nav norakstījis», «Gaida» vai «Kļūda». Biežākās kļūdas: prece nav sasaistīta ar Vadi vai Vadi atteica grāmatot (nepietiek preču, slēgts periods). Tad netiek izveidots neviens dokuments, arī zināmajām precēm, un kanāla lapas augšā ir brīdinājums. Salabo cēloni (sasaisti preci, reģistrē saņemšanu) un spied «Pārņemt vēlreiz». Pie «Izlaists», «Ignorēts» un «Veikals nav norakstījis» zem statusa ir iemesls. Jebkuram citam pasūtījumam ir poga «Pārbaudīt vēlreiz» — Vadi to pārlasa no veikala un izlabo starpību (noder, ja pasūtījums veikalā labots un nevēlies gaidīt stundas pārbaudi).

Kamēr pasūtījums ir kļūdā, šo preču atlikums Vadi ir lielāks nekā veikalā, un nākamais atlikumu sūtījums to parādīs vitrīnā — tāpēc kļūdas labo uzreiz. Pārņemtos dokumentus Vadi ar roku nelabo un neanulē: labo pasūtījumu veikalā, un Vadi sekos (anulētu izsniegšanu nākamā apstrāde izveidos no jauna).

Uzņēmums, kuram rēķinu izraksta Vadi

Ja uzņēmums pērk veikalā, bet rēķinu ar PVN saņem no Vadi, preci noliktavā noraksta rēķins. Lai to pašu pasūtījumu nenorakstītu vēlreiz, kanālā ir likums «rēķins no Vadi»: pasūtījumu izlaiž pēc maksājuma veida (piem., «bacs» — bankas pārskaitījums, ja to izvēlas tikai uzņēmumi) vai pēc pasūtījuma meta lauka (piem., checkout lauks «Vajag rēķinu uzņēmumam»). Tādam pasūtījumam statuss ir «Izlaists», un dokumentu nav. Rēķinu Vadi izraksti uzreiz: līdz tam Vadi atlikums šai precei ir lielāks nekā veikalā.

9. Inventarizācija

Inventarizācija ir salīdzinājums «kas ir plauktā» pret «kas ir uzskaitē». Sadaļā Inventarizācija aizpildi formu «Jauna inventarizācija»: noliktava, datums un ko skaitīt: «Visa noliktava (ar atlikumu)», «Visa noliktava (arī nulles)» — noderīgi, ja meklē pazudušu preci —, viena kategorija vai izvēlētas preces. Tā noliktavu var saskaitīt pa daļām: šodien viens plaukts, rīt nākamais, vai tikai šaubīgie atlikumi. Kategorijas vai izvēlēto preču veidlapā ir arī tās preces, kurām noliktavā vēl nav bijis nevienas kustības. Poga — «Izveidot veidlapu».

1. Izdrukā. Poga «PDF» dod veidlapu ar precēm, SKU un tukšu aili skaitīšanai; to var izdrukāt jau melnrakstam un iet ar to skaitīt.
2. Ievadi saskaitīto. Laukā «Kods (svītrkods vai SKU)» noskenē kodu vai ieraksti SKU un spied Enter: precei pieskaitās viens gabals, un kursors pāriet uz tās daudzumu. Ja kastē ir vairāk, ieraksti skaitu un spied Enter — kursors atgriežas kodu laukā nākamajai precei. Daudzumu var ierakstīt arī tieši ailē «Saskaitīts», un filtri «Neskaitītās», «Ar starpību» un «Ar kustībām» palīdz atrast vajadzīgās rindas.
3. Skaitiet kopā. Poga «Saglabāt» neko negrāmato — skaitīšanu var turpināt vēlāk vai no cita datora. Vienu veidlapu var skaitīt arī vairāki cilvēki vienlaikus, katrs savā datorā vai telefonā: saglabājot nonāk tikai tās rindas, ko mainīji tu, tāpēc kolēģa saskaitītais netiek pārrakstīts.
4. Grāmato. Pirms tam parādās priekšskatījums: cik iztrūkumu un par kādu summu, cik pārpalikumu un kā mainīsies atlikumu vērtība kopā.

Prece, kuras veidlapā nav. Ja plauktā atrodas prece, kas veidlapā neparādās, pievieno to ar «Pievienot preci, kuras sarakstā nav»: rinda ienāk ar šī brīža atlikumu kā «Uzskaitē», un saskaitīto ieraksti kā parasti. Poga «Neskaitītās = kā uzskaitē» visām vēl tukšajām rindām ieraksta uzskaites daudzumu, un tām starpības nebūs; pēc tam spied «Saglabāt». Lieto to tikai tad, ja šīs preces tiešām pārbaudīji: pati par sevi tukša rinda joprojām nozīmē «nav skaitīts».

Kustības skaitīšanas laikā. Aile «Uzskaitē» ir atlikums veidlapas izveides brīdī. Grāmatojot Vadi pieliek šī brīža atlikumam starpību «saskaitīts − uzskaitē», tāpēc saskaitītajam jāatbilst veidlapas izveides brīdim. Ja precei pēc tam bija kustības (pārdots, saņemts, norakstīts), Vadi par to brīdina virs tabulas. Labāk šīs preces pārskaitīt; ja skaitīji jau pēc kustības, ieraksti plauktā saskaitīto mīnus kustību (piemēram, kustība −2 un plauktā 8 → ieraksti 10). Drošāk ir skaitīt uzreiz pēc veidlapas izveides.

Rīkojums, komisija, atbildīgā persona. Inventarizācija ir formāla darbība: noteikumi prasa, lai tā notiktu pēc vadītāja rīkojuma, lai sarakstu parakstītu komisija un lai būtu zināma materiāli atbildīgā persona (MK noteikumi Nr. 877). Tāpēc blokā «Rīkojums un komisija» ir lauki «Rīkojuma Nr.», «Rīkojuma datums», «Materiāli atbildīgā persona» un «Inventarizācijas komisija» (pirmais ierakstītais ir priekšsēdētājs, pārējie — locekļi); veidlapā tos saglabā ar «Saglabāt rekvizītus». Tie nonāk protokola galvenē un parakstu blokā; ja lauki ir tukši, izdruka sanāk, bet tā ir tikai darba lapa, ne dokuments.

Izdrukā ir arī salīdzināšanas saraksts — pa precei: cik ir uzskaitē, cik saskaitīts, kāda ir starpība gabalos un eiro. Tieši to grāmatvedis pievieno gada slēgumam, un tieši pēc tā redz, vai iztrūkums ir jānoraksta ar iemeslu (sk. §4).

Divas lietas, ko vērts zināt. Tukšs lauks nav nulle — tas nozīmē «nav skaitīts», un tādu rindu grāmatošana nepieņems; tur, kur preces nav, jāieraksta 0. Pārpalikumam, kuram pašizmaksa nav zināma (preces atlikums bija nulle), tā ienāk krājumā par 0,00 € — to redz jau priekšskatījumā. Kļūdaini saskaitītu inventarizāciju labo ar «Anulēt»: rodas storno dokuments, un pēc tam veidlapu var taisīt no jauna.

10. Pašizmaksa vienkārši

Vienu un to pašu preci parasti pērk par dažādām cenām. Vadi neseko, tieši kura paciņa aizgāja klientam, bet rēķina vidējo svērto pašizmaksu: kopējā noliktavas vērtība dalīta ar daudzumu. Katra saņemšana vidējo pārrēķina, katra izsniegšana prece aiziet ar to vidējo, kāda ir tajā brīdī.

• Nopērc 10 gab. par 1,00 € = 10,00 €. Vidējā pašizmaksa 1,00 €.
• Nopērc vēl 10 gab. par 2,00 € = 20,00 €. Noliktavā 20 gab. par 30,00 €, vidējā — 1,50 €.
• Pārdod 15 gab. — pašizmaksa 22,50 €; paliek 5 gab. par 7,50 €, vidējā joprojām 1,50 €.
• Pārdod atlikušos 5 — pēdējā izsniegšana paņem visu vērtību: atlikums 0 gab. un 0,00 €. Stāvoklis «nulle gabalu, bet daži centi vērtībā» nav iespējams.

Tāpēc arī negatīvs atlikums pēc noklusējuma nav atļauts: ja preces nav, tai nav arī pašizmaksas, un jebkurš skaitlis būtu izdomāts. Dokumentu ar nepietiekamu atlikumu sistēma vienkārši negrāmato un parāda, kā pietrūkst; jau rakstot zem rindas redzams, piemēram, «Pieejams 3 — par 2 par daudz». Ja darbs to tomēr prasa (prece fiziski ir, pavadzīme vēl ceļā), slēdzi «Atļaut negatīvu atlikumu» var ieslēgt noliktavas iestatījumos, sadaļā «Noteikumi» — tikai atceries, ka tad pašizmaksa mīnusā esošajām precēm ir aptuvena, līdz saņemšana ir ievadīta.

11. Pārskats grāmatvedim

Izvēlnē Noliktava → Noliktavas pārskati cilnes ir trīs grupās: «Ikdienai» (Ko pasūtīt, Derīgums, Nekustīgās preces), «Analīze» (ABC analīze, Peļņa, Piegādātāji, Norakstījumi) un «Grāmatvedim» (Pārskats grāmatvedim, Atlikumi uz datumu, Pavadzīmju reģistrs, PVN reģistri). Cilne Pārskats grāmatvedim ir noliktavas apgrozījums par periodu. Noklusējums ir tekošais mēnesis; to pārslēdz ar bultiņām vai ievada datumus «No» un «Līdz», un, ja noliktavas ir vairākas, var atlasīt vienu. Tabulā katrai precei ir ailes Sākuma atlikums · Sākuma atlikumu dok. · Iepirkts · Atgriezts no klientiem · Izsniegts (pārdots) · Atgriezts piegādātājiem · Norakstīts · Inventarizācijas starpība · Pārvietots · Beigu atlikums — katrā vērtība eiro un zem tās daudzums. Ailes bez kustībām periodā ekrānā izkrīt, un «Pārvietots» parādās tikai tad, ja periodā bijusi pārvietošana. Zemāk — kopsummas pa kategorijām (ja precēm tās ir norādītas) un «Dokumenti periodā» ar skaitu un summu pa veidiem.

Sākuma atlikumu dokuments ir savā ailē: tas ir uzskaites sākums, nevis iepirkums, tāpēc «Iepirkts» to neietver. Zem kopsummām ir rinda «Pārdoto preču pašizmaksa» — izsniegts (pārdots) mīnus atgriezts no klientiem, pašizmaksā; tas ir skaitlis, ko grāmatvedis liek peļņas vai zaudējumu aprēķinā. Anulēšana dokumentu nedzēš: oriģināls paliek savā mēnesī, bet storno ar pretēju zīmi nonāk tā paša veida ailē mēnesī, kad dokumentu anulēja. Abi redzami blokā «Anulētie dokumenti un storno», un grāmatvedim jau nodots mēnesis vēlāk nemainās. Ja Vadi ved arī grāmatvedību, saņemšanas un atgriešanas piegādātājam storno ir paša dokumenta datumā (sk. §4) — tad mainās dokumenta mēnesis, un slēgtā periodā tādu dokumentu anulēt nevar.

Pogas PDF un CSV dod to pašu saturu failā ar saprotamu nosaukumu (piemēram, noliktava-2026-09.csv). Ja grāmatvedība ir ārpus Vadi, grāmatvedim mēneša beigās pietiek ar šo failu un piegādātāju pavadzīmēm: no tā redzams gan krājumu atlikums perioda beigās, gan pārdoto preču pašizmaksa, gan norakstījumi un inventarizācijas starpības.

Blakus tam ir Pavadzīmju reģistrs — izsniegto un saņemto preču piegādes dokumentu reģistrs, ko no preču tālākpārdevēja prasa Ministru kabineta noteikumi Nr. 877 (50.–55. punkts). Vadi to veido pats: izsniegtajā daļā ir izrakstītās pavadzīmes, saņemtajā — grāmatotie preču saņemšanas dokumenti ar piegādātāja pavadzīmes numuru un datumu. Katram ierakstam ir kārtas numurs, kas iet nepārtraukti no gada sākuma (tāpēc septembra pirmais ieraksts nav pirmais), un ieraksta datums — diena, kad dokumentu izsniedza vai saņēma. Ja noliktavu ir vairākas, reģistru var atlasīt pa saņemšanas vietām. PDF un CSV satur abas daļas vienā failā (pavadzimju-registrs-2026-09.pdf) — noteikumi atļauj reģistru kārtot elektroniski, ja to var parādīt ekrānā un izdrukāt.

«PVN reģistri» ir domāti grāmatvedim, kurš PVN deklarāciju gatavo ārpus Vadi. Pārdošanas reģistrā ir izrakstītie rēķini, pavadzīmes un kredītrēķini tajā periodā, kurā tie ir PVN deklarācijā: iekšzemes rēķins — pēc vēlākā no piegādes un rēķina datuma (rēķins, kas izrakstīts 2. oktobrī par piegādi 30. septembrī, ir oktobrī), nokavēts rēķins — piegāde plus 15 dienas, kredītrēķins — tā izrakstīšanas mēnesī. Iepirkumu reģistrā — grāmatotās preču saņemšanas ar piegādātāja dokumenta numuru, atgriešanas piegādātājam ar mīnusu un papildizmaksas atsevišķās rindās. Katram dokumentam ir summa bez PVN pa likmēm (21 %, 12 %, 5 %, 0 %, ES, reversais PVN, eksports) un PVN. Pašaprēķinātais PVN — reversajam PVN, ES iegādei un trešās valsts pakalpojumam — ir savā ailē; importam tas netiek rēķināts. Anulētu rēķinu reģistrā nav (tāpat kā deklarācijā). Iepirkumos anulēta saņemšana paliek savā mēnesī, un tās storno ir mēnesī, kad anulēja, tāpēc jau deklarēts iepirkumu periods vēlāk nemainās. Ja Vadi ved arī grāmatvedību, saņemšanas storno ir paša dokumenta datumā, un iesniegtā PVN periodā to anulēt nevar. Ja uzņēmums ir PVN maksātājs tikai no kāda datuma, agrākie dokumenti reģistros neietilpst. Abi reģistri ir lejupielādējami CSV, un tos redz īpašnieks, administrators un grāmatvedis. (Ja Vadi ved arī grāmatvedību, PVN deklarāciju sagatavo pats Vadi — Grāmatvedības cilnē.)

Pārskats «Norakstījumi pēc iemesla» ir par gadu, nevis mēnesi: zudumus vērtē par visu gadu, un viena mēneša zādzība atsevišķi neko nepasaka. Tabulā katram iemeslam ir dokumentu skaits, daudzums un pašizmaksa, bet zemāk — dokumentu saraksts ar pamatojuma dokumenta numuru, lai uzreiz redzams, kuram norakstījumam pamatojuma vēl nav. Inventarizāciju iztrūkumi te ir iekšā: uzņēmumam tas ir tāds pats zudums, tikai citā dokumentā. Ar šo lapu grāmatvedis izlemj, kur jākoriģē PVN un kas ir parastas izmaksas.

Vēl divi pārskati ir «Nekustīgās preces» un «Apgrozījums pa piegādātājiem». Pirmais rāda, kur nauda stāv bez kustības: preces, kurām atlikums ir, bet kustības nav bijis izvēlēto dienu skaitu (30, 60, 90, 180 vai 365; noklusējums — 90), sakārtotas pēc vērtības, ar kopsummu «Iesaldēta nauda». Gada beigās tieši ar šo sarakstu sāk lēmumu par norakstīšanu vai izpārdošanu. Otrais saskaita, cik periodā nopirkts no katra piegādātāja: dokumentu skaits, summa bez PVN, PVN un pašizmaksa kopā (tajā ir arī papildizmaksas), blakus — atgriešanas piegādātājam atsevišķā ailē un pēdējā dokumenta datums; noklusējuma periods ir tekošais gads. Abiem pārskatiem ir CSV poga.

Pārskats «Peļņa» atbild uz jautājumu, ko pārējie neuzdod: cik uz katras pavadzīmes nopelnīts. Ieņēmumi nāk no izrakstītajiem rēķiniem (bez PVN), pašizmaksa — no izsniegšanas dokumenta, ar kuru prece tolaik aizgāja no atlikuma; sasaiste ir pa rēķinu un preci. Cilnes Rēķini · Klienti · Preces rāda vienu un to pašu periodu trijos griezumos, bet augšā vienmēr stāv četri skaitļi: ieņēmumi, pašizmaksa, peļņa un marža. Kredītrēķins un atgriešana no klienta peļņu samazina, tāpēc pilnībā kreditēts rēķins pārskatā dod nulli, nevis divas pretējas rindas. Izsniegšanas bez rēķina (kase, interneta veikals) ir tajā pašā sarakstā ar atzīmi «bez rēķina»: ieņēmumi tām ir izsniegšanas rindu cenas bez PVN, un atgriešana pret tām ieņēmumus samazina. Ja kādai rindai pašizmaksas nav — prece nav noliktavas uzskaitē, rindā tā ierakstīta ar roku, nevis izvēlēta no kataloga (atzīme «nav piesaistīta precei»), vai rēķins izrakstīts pirms noliktavas ieslēgšanas —, pārskats to pasaka atsevišķi: tādas rindas peļņa ir par lielu. Lai tā nenotiktu, rēķina formā zem rindas, kurā noliktavas prece ierakstīta ar roku, parādās padoms ar pogu Piesaistīt. Rindas bez preces (pakalpojumi, piegāde, uzstādīšana) ir savā rindā, jo pašizmaksas tām nav pēc būtības. CSV (pelna-2026-09.csv) satur visas trīs sadaļas. Šajā lapā ir redzamas iepirkuma cenas, tāpēc to atver īpašnieks, administrators un grāmatvedis — noliktavniekam tās nav.

«Atlikumi uz datumu» ir krājumu saraksts uz jebkuru dienu — piemēram, uz 31.12. gada pārskatam vai inventarizācijai (tai ir sava saite blakus datumam). Preces sagrupētas pa kategorijām ar kopsummām, katrai — daudzums, vidējā pašizmaksa un vērtība; skaitļi ir tie paši, ar ko beidzas «Pārskats grāmatvedim». Ja Vadi ved arī grāmatvedību, virs saraksta ir salīdzinājums ar kontu 2130 uz to pašu dienu: starpība parasti nozīmē dokumentus pirms grāmatvedības sākuma datuma vai ar roku grāmatotu kontu. PDF un CSV — krajumi-2025-12-31.pdf.

«Ko pasūtīt» rāda preces, kas ir zem minimuma vai kuru pietiks mazāk nekā izvēlētajām dienām (14, 30 vai 60), un cik tās pasūtīt. Temps ir tas, cik pārdots pēdējās 30, 90 vai 180 dienās (arī bez rēķina un importētajā vēsturē); ieteicamais daudzums — lai pietiktu izvēlētajām dienām, plus minimums kā drošības krājums, mīnus tas, kas jau pasūtīts (aile «Pasūtīts»). Prece, kuras vajadzību atvērtie pasūtījumi sedz pilnībā, sarakstā neparādās, un virs tabulas ir pateikts, cik tādu ir. Saraksts sagrupēts pa piegādātāju, no kura prece saņemta pēdējoreiz, ar pēdējo cenu un summu — to var nosūtīt piegādātājam kā PDF vai atzīmēt preces un ar «Izveidot pasūtījumu» uzreiz izveidot pasūtījumu melnrakstus, pa vienam katram piegādātājam (§6). Šo pārskatu redz arī noliktavnieks (bez cenām).

«ABC analīze» sadala preces pēc ieņēmumiem periodā: A dod 80 % ieņēmumu, B — nākamos 15 %, C — pārējās, arī noliktavā esošās, bet nepārdotās. Kartītes augšā rāda, cik preču un kāda krājuma vērtības daļa ir katrā klasē (klikšķis atlasa klasi), bet tabulā pie katras preces ir arī apgrozāmība — cik dienās tiek pārdots vidējais krājums. A precēm krājums nedrīkst beigties; C precēs bieži stāv nauda, kas neko nenes. Pārskats ir tiem pašiem, kam «Peļņa».

Ja periodā ir pārāk daudz datu, pārskats godīgi pasaka, ka tabula ir nepilna, un failu nesagatavo — sadali periodu pa mēnešiem vai izvēlies vienu noliktavu. Un, ja kādai precei kontrolskaitlis nesakrīt (sākuma atlikums + visas perioda kustības ≠ beigu atlikums), pārskats to parāda un lūdz par to paziņot mums — nododot tādu failu grāmatvedim, skaitļi nesaskanēs.

12. Iestatījumi

Noliktavas iestatījumus redz un maina tikai īpašnieks un administrators. Tie ir uzņēmuma iestatījumu daļa: konta izvēlne → Iestatījumi, sānu sarakstā grupa Noliktava. Tajā ir sadaļas:

• Noliktavas. Kods (2–12 zīmes, piem. NOL1), nosaukums, adrese, aktīva vai ne, un viena noklusējuma noliktava — tieši tajā nonāk izsniegšana, ko rada rēķina izrakstīšana. Adresi drukā noliktavas pavadzīmēs. Kad aktīvas ir divas noliktavas, dokumentu sarakstā parādās «Pārvietošana» (sk. §4).
• Iespējas. Funkciju slēdži — sk. tabulu zemāk.
• Dokumentu numerācija. Prefikss un formāts katram dokumenta veidam, ar piemēru blakus.
• Noteikumi. Slēdzis «Atļaut negatīvu atlikumu» (sk. §10) un datums «Noliktava slēgta līdz» — pēc saglabāšanas dokumentus ar agrāku datumu grāmatot vairs nevarēs. Šī aizbīdne ir atsevišķa no PVN perioda un noslēgtā gada.
• Saskaņošana. Salīdzinājums «Sākuma atlikumi noliktavā» pret konta 2130 sākuma apgrozījumu un pārbaužu saraksts (atlikumi pret kustībām, negatīvie atlikumi, dokumenti bez grāmatojuma). Bez grāmatvedības moduļa sadaļa godīgi saka, ka salīdzināt nav ar ko.

Numuru dokuments saņem tikai grāmatojot — melnrakstam numura nav. Prefiksu un formātu drīkst mainīt jebkurā brīdī, bet sērijai, kurā numurs jau piešķirts, nākamo numuru vairs nemaina, lai nerastos dublikāts. Numura platums aug pats: pēc 999 tas kļūst četrzīmju. Izsniegšanai bez rēķina sērija ir tā pati IZS, bet pasūtījumiem piegādātājiem — sava, PAS (PAS-2026-001); tās šajā sarakstā nav, jo pasūtījums noliktavu neaiztiek.

Interneta veikala pieslēgums — Kanāli — ir atsevišķa lapa izvēlnē Noliktava, un to arī redz tikai īpašnieks un administrators (sk. §8).

Noliktavas iespējas (funkciju slēdži)

Sadaļa Iespējas ir vieta, kur noliktavu pieskaņo savam darbam: ieslēdz tikai to, ko lieto. Izslēgtais nekur nepazūd — dati paliek, un funkciju var ieslēgt jebkurā brīdī. Katram slēdzim blakus ir «?» ar paskaidrojumu, kas parādās ekrānā un kas notiek, to izslēdzot.

Slēdža nav trim lietām: tam, ko prasa likums (norakstīšanas iemesls, inventarizācijas protokols, pavadzīmju reģistrs); pašizmaksas uzskaitei — to izslēgt nedrīkst, un slēdzis ir tikai par redzamību; un tam, kas izriet no pašiem datiem (pārvietošana parādās, kad ir otra noliktava, kanāls — kad ir veikals).

13. Loma «Noliktavnieks»

Cilvēkam, kas strādā noliktavā, nav jāredz uzņēmuma nauda, algas un peļņa. Tāpēc komandā ir atsevišķa loma Noliktavnieks: to piešķir Iestatījumos → Komanda, un uzaicināt tādu cilvēku var tikai uzņēmums ar ieslēgtu noliktavas moduli.

• Var: skatīt preces un atlikumus, veidot, labot un grāmatot noliktavas dokumentus (saņemšana, izsniegšana bez rēķina, norakstīšana, abas atgriešanas, sākuma atlikumi, inventarizācija, pārvietošana), anulēt tos, veidot pasūtījumus piegādātājiem un saņemt pēc tiem preces, lietot svītrkodu skeneri, papildināt katalogu, skatīt partnerus un izveidot jaunu, izrakstīt rēķinu vai pavadzīmi un atsaukt tā izrakstīšanu. Pārdošanas cenas izsniegšanā bez rēķina viņš redz vienmēr — tās viņš ievada pats, tāpat kā rēķinā.
• Nevar: atzīmēt rēķina apmaksu, izrakstīt kredītrēķinu vai atsaukt tā izrakstīšanu, anulēt rēķinu; labot vai dzēst partnerus un mainīt klientu atlaides un īpašās cenas; mainīt noliktavas iestatījumus (noliktavas, iespējas, numerāciju, noteikumus, slēgšanas datumu).
• Redz pēc iestatījumiem: iepirkuma cenas, pašizmaksu un krājuma vērtību — ja ieslēgts «Noliktavnieks redz cenas» (sākumā ieslēgts); uzņēmuma apgrozījumu, peļņu un neapmaksātos rēķinus darbvirsmā — ja ieslēgts «Noliktavnieks redz uzņēmuma apgrozījumu» (sākumā izslēgts). Abi ir noliktavas iestatījumu sadaļā «Iespējas».
• Neredz vispār: izdevumus, banku, naudas plūsmu, algas, nodokļus, žurnālu un grāmatvedības pārskatus, pārskatu «Peļņa», interneta veikala kanālus, kā arī uzņēmuma iestatījumus, komandu un abonementu.
• Salīdzinājumam: grāmatvedis noliktavas dokumentus redz un var grāmatot, bet iestatījumus nemaina; skatītājs redz atlikumus un dokumentus, neko nemainot.
• Katrs dokuments glabā, kas un kad to izveidoja un grāmatoja — noliktavā tas ir svarīgāk nekā jebkur citur.

Noliktavnieks lieto to pašu Vadi ar savu e-pastu un paroli — atsevišķa programma vai kopēja parole nav vajadzīga.

14. Kā tas grāmatojas

Šī sadaļa attiecas tikai uz uzņēmumiem, kuriem ieslēgts arī Grāmatvedības modulis. Ja tā nav, noliktava žurnālu neaiztiek vispār: dokumenti dzīvo paši par sevi, un grāmatvedim aiziet mēneša pārskats un PVN reģistri (§11).

Izsniegšana bez rēķina ieraksta tikai pārdoto preču pašizmaksu. Ieņēmumus un PVN tā negrāmato: Vadi nezina, kā un kad nauda ienāca (veikala izmaksas, karšu maksājumi, kase). Tos grāmato atsevišķi — no bankas izraksta vai kā ieņēmumus bez rēķina (Grāmatvedības cilnes §2).

Atgriešana piegādātājam grāmatvedībā ir piegādātāja kredītrēķins. Grāmatojot parāds piegādātājam samazinās par summu ar PVN, priekšnodoklis — par PVN, no krājumiem aiziet preces pašizmaksa, un starpība starp atgriešanas cenu un pašizmaksu nonāk pārdoto preču pašizmaksā (7110). Sadaļā «Izdevumi» parādās ieraksts ar mīnusu un atzīmi «Kredītrēķins»: apmaksu tam neatzīmē, un to nevar ne labot, ne dzēst — maina tikai atgriešanas dokumentu noliktavā. PVN deklarācijā priekšnodokļa samazinājums ir 57. rindā un PVN1 I daļā ar mīnusu. Ja piegādātājs naudu atmaksā uz kontu, bankas izrakstā pie ienākošā maksājuma izvēlies «Atmaksa no piegādātāja» (Grāmatvedības cilnes §4). Ierobežojums: PVN režīmos ar pašaprēķinu (ES iegāde, reversais PVN, pakalpojums no trešās valsts) un importam Vadi grāmato tikai preces pašizmaksu (D 5310 / K 2130), kā līdz šim. Forma par to brīdina, un PVN korekcija ar cenas starpību jāgrāmato ar roku.

Grāmatojums rodas tikai tad, ja dokumenta datums nav agrāks par uzskaites sākuma datumu uzņēmuma iestatījumos. Ja grāmatvedību ieslēdz vēlāk nekā noliktavu, atpakaļejoši nekas netiek aizpildīts: agrākie noliktavas dokumenti paliek bez grāmatojuma (tie ienāk uzskaitē caur sākuma atlikumiem), un noliktavas iestatījumu pārbaudes to godīgi parāda. Anulējot dokumentu, grāmatojums tiek stornēts spoguļattēlā anulēšanas dienā. Ja dokumentam ir izdevums (saņemšana, atgriešana piegādātājam), izdevums un tā grāmatojums tiek dzēsti no dokumenta datuma, un storno noliktavā ir tajā pašā datumā (sk. §4). No noliktavas nācis izdevums nav labojams grāmatvedības pusē — tikai caur noliktavas dokumentu.

15. Partijas un derīguma termiņi

Partija ir viena piegāde ar savu numuru un derīguma termiņu. Tas vajadzīgs kosmētikai, pārtikai, ķīmijai un visam, kam uz iepakojuma ir «derīgs līdz»: likums prasa, lai konkrētu partiju varētu atrast — no kā tā saņemta un kam aizgāja, ja ražotājs to atsauc.

Uzskaite ir pa precei, nevis visai noliktavai. Lai to lietotu, vispirms ieslēdz iespēju «Partijas un derīguma termiņi» (noliktavas iestatījumu sadaļa «Iespējas»), tad preces kartītē nospied «Uzskaitīt partijas». Pārējām precēm nekas nemainās — tās strādā tieši tāpat kā līdz šim.

Kā tas notiek ikdienā

• Saņemot preci rindā parādās divi lauki: partijas numurs (obligāts) un derīguma termiņš. Ja numurs jau bijis, sistēma to atpazīst un termiņu piedāvā pati.
• Izsniedzot ar rēķinu partija tiek izvēlēta pati — tā, kurai termiņš beidzas pirmais (noteikums FEFO: first expired, first out). Partijas numurs un termiņš nonāk rēķina rindā un pavadzīmē.
• Norakstot, atgriežot piegādātājam un pārvietojot partiju var izvēlēties pats; ja neizvēlas, atkal strādā FEFO. Ja izvēlētajā partijā preces nepietiek, dokuments netiek grāmatots vispār — ar paskaidrojumu, cik tajā ir.
• Anulējot dokumentu preces atgriežas tieši tajās partijās, no kurām tās aizgāja. Tāpat kredītrēķins: prece atgriežas partijā, no kuras tā tika izsniegta. Anulējot saņemšanu, prece aiziet no tās pašas partijas; ja tajā vairs nepietiek, pārējo ņem no citām partijām pēc agrākā termiņa.
• Inventarizācijā partijas neskaita atsevišķi: iztrūkumu noraksta pēc FEFO, pārpalikums ienāk svaigākajā partijā.

Kur to redz

• Preces kartītē — tabula «Partijas»: numurs, termiņš (ar zīmi «beidzies» vai «vēl X dienas»), atlikums un kurā noliktavā.
• Partijas lapā (atver numuru) — no kā saņemta, kur stāv un kam izsniegta. Tieši šo sarakstu vajag atsaukšanas gadījumā, un to var lejupielādēt kā CSV.
• Pārskatā «Derīgums» — visas partijas, kurām termiņš jau beidzies vai beigsies izvēlētajā laikā (30, 60, 90 vai 180 dienas), ar aptuvenu vērtību. Beigušās preces ir jānoraksta ar iemeslu «Beidzies derīguma termiņš» vai jāatgriež piegādātājam.
• Darbvirsmā parādās rinda, ja noliktavā ir prece ar beigušos termiņu.

Ko partijas nemaina: pašizmaksa paliek vidējā svērtā pa preci (§10), grāmatojumi paliek tie paši (§14), un atlikums precei ir tas pats skaitlis — partijas to tikai sadala. Ja uzskaiti izslēdz, vēsture paliek, bet jaunas kustības partijas vairs neskar.