Privātuma politika

1. Kas mēs esam

Pakalpojumu vadi.lv sniedz un par to atbild:

Pilni uzņēmuma rekvizīti, tostarp juridiskā adrese, norādīti Lietošanas noteikumos.

2. Pārzinis un apstrādātājs

Atkarībā no datu veida Vadi darbojas divās lomās. Šī nošķiršana ir svarīga, jo nosaka, kurš ir atbildīgs par datu apstrādi.

Vadi kā pārzinis

Attiecībā uz tavu konta un lietotāja datu apstrādi (reģistrācija, autentifikācija, norēķini, atbalsts, drošība) Vadi ir datu pārzinis — mēs nosakām šo datu apstrādes nolūkus un līdzekļus.

Vadi kā apstrādātājs

Attiecībā uz grāmatvedības un algu datiem, ko tu ievadi par saviem darbiniekiem, klientiem un piegādātājiem (piemēram, personas kodi, algas, prombūtnes, rēķini, izdevumi), pārzinis esi tu vai tavs uzņēmums, bet Vadi ir apstrādātājs, kas apstrādā šos datus tikai tavā vārdā un pēc tavas dokumentētas pavēles — lai nodrošinātu pakalpojuma darbību. Ja esi grāmatvedības pakalpojumu sniedzējs un izmanto Vadi savu klientu apkalpošanai, Vadi attiecīgi ir apakšapstrādātājs.

3. Kādus datus apstrādājam

Apkopojam tikai tos datus, kas nepieciešami pakalpojuma sniegšanai:

4. Nolūki un tiesiskais pamats

• Pakalpojuma sniegšana (konta izveide, grāmatvedības kārtošana, deklarāciju sagatavošana) — tiesiskais pamats: līguma izpilde (GDPR 6. panta 1. punkta “b” apakšpunkts).
• Juridisko pienākumu izpilde (grāmatvedības un nodokļu normatīvo aktu prasības) — tiesiskais pamats: juridisks pienākums (6. panta 1. punkta “c” apakšpunkts).
• Pakalpojuma drošība un uzlabošana, atbalsts, krāpšanas novēršana — tiesiskais pamats: leģitīmas intereses (6. panta 1. punkta “f” apakšpunkts).
• Norēķini par abonementu — tiesiskais pamats: līguma izpilde.
• Datu apstrāde apstrādātāja lomā (tavu darbinieku/partneru dati) — notiek pēc tavas dokumentētas pavēles; tiesisko pamatu attiecībā uz šiem datiem nosaka pārzinis (tu).

Mēs neizmantojam lietotnē ievadītos datus mārketinga profilēšanai un nepārdodam datus. Trešo pušu analītikas un reklāmas mērīšanas rīki (Google, Meta) darbojas tikai publiskajās lapās un tikai ar tavu piekrišanu (sk. 11. sadaļu); lietotnē pēc pieteikšanās tie netiek ielādēti.

Nepieņemam lēmumus, kas balstīti tikai uz automatizētu apstrādi un rada tev tiesiskas sekas (GDPR 22. pants). Daļa datu (konta, uzņēmuma un algu dati) ir nepieciešami pakalpojuma sniegšanai un normatīvo atskaišu sagatavošanai — bez tiem pakalpojumu nevaram nodrošināt.

5. Īpašu kategoriju (veselības) dati

Algu aprēķinam sistēmā tiek reģistrētas darbnespējas (slimības) lapas un invaliditātes grupa. Tie ir īpašu kategoriju dati GDPR 9. panta izpratnē. Šos datus Vadi apstrādā tikai kā apstrādātājs tava uzņēmuma (darba devēja) vārdā, vienīgi algu un sociālo iemaksu aprēķina un normatīvo atskaišu vajadzībām. Tiesisko pamatu šādai apstrādei (darba tiesību un sociālā nodrošinājuma jomā, 9. panta 2. punkta “b” apakšpunkts) nodrošina darba devējs kā pārzinis. Piekļuve šiem datiem ir ierobežota ar attiecīgā uzņēmuma lietotājiem; Vadi atbalsta darbinieki tos var redzēt vienīgi 9. sadaļā aprakstītajā atbalsta piekļuves kārtībā.

6. Apakšapstrādātāji un datu saņēmēji

Lai nodrošinātu pakalpojumu, izmantojam uzticamus pakalpojumu sniedzējus. Tie, kas apstrādā datus mūsu vārdā (apakšapstrādātāji), ir saistīti ar datu apstrādes līgumu un konfidencialitātes pienākumiem:

Atsevišķi pakalpojumu sniedzēji apstrādā datus kā neatkarīgi pārziņi saskaņā ar saviem noteikumiem un privātuma politikām:

• Stripe — maksājumu apstrāde par abonementu (kad norēķini ir aktivizēti); sk. Stripe privātuma politiku.
• Google — pieteikšanās ar Google kontu, tikai ja izvēlies šo veidu; sk. Google privātuma politiku.

Papildus dati tiek nodoti saņēmējiem, kas nav apakšapstrādātāji, tikai pēc tavas darbības:

• Valsts ieņēmumu dienests (VID) — kad tu iesniedz deklarāciju vai atskaiti (PVN, Darba devēja ziņojums, ziņas par darba ņēmējiem u.c.), attiecīgie dati tiek nosūtīti VID EDS — vai nu ar tavu lejupielādēto failu, vai izmantojot tavu EDS API atslēgu pēc tavas darbības. Tas ir juridisks pienākums pret nodokļu administrāciju.
• Publiskie reģistri (data.gov.lv) — meklējot uzņēmumu Uzņēmumu reģistrā vai pārbaudot PVN maksātāja statusu, uz publisko datu servisu tiek nosūtīts tikai meklēšanas vaicājums (nosaukums vai reģistrācijas numurs).

7. Datu glabāšana un atrašanās vieta

Lietotne, datubāze un lietotāju autentifikācija darbojas Hetzner Online GmbH serverī Vācijā (Eiropas Savienībā). Tavi augšupielādētie dokumenti un datubāzes rezerves kopijas glabājas Cloudflare, Inc. objektu glabātuvē ar glabāšanas reģionu Eiropas Savienībā. Atsevišķi pakalpojumu sniedzēji — Cloudflare, Resend un Sentry, kā arī Stripe un Google — atkarībā no to izvietojuma var apstrādāt datus arī ārpus Eiropas Ekonomikas zonas (EEZ), piemēram, ASV. Šādos gadījumos nodrošinām atbilstošus aizsardzības pasākumus GDPR V nodaļas izpratnē — Eiropas Komisijas standarta līguma klauzulas (SCC) un/vai atbilstību ES–ASV Datu privātuma ietvaram (Data Privacy Framework). Šo aizsardzības pasākumu kopiju vari pieprasīt, rakstot uz info@vadi.lv. Datus nenododam trešajām personām komerciālos nolūkos.

8. Glabāšanas termiņš

• Konta un lietotāja datus glabājam, kamēr ir aktīvs tavs konts.
• Grāmatvedības datus un attaisnojuma dokumentus glabājam tik ilgi, cik to prasa Latvijas grāmatvedības un nodokļu normatīvie akti (parasti 5 gadi, atsevišķiem dokumentiem — ilgāk).
• Pēc konta slēgšanas datus dzēšam vai anonimizējam saprātīgā termiņā, ievērojot minētos likumā noteiktos glabāšanas termiņus.
• Konta un savu datu dzēšanu vari pieprasīt jebkurā brīdī, uzrakstot uz info@vadi.lv.

9. Datu drošība

Datu aizsardzībai izmantojam tehniskus un organizatoriskus pasākumus, tostarp:

• datu šķirošanu pa uzņēmumiem ar rindu līmeņa drošību (row-level security) datubāzē — katrs lietotājs redz tikai sava uzņēmuma datus;
• datu šifrēšanu pārraides laikā (TLS/HTTPS);
• īpaši jutīgu datu (personas kodu, EDS atslēgu) šifrēšanu glabāšanā;
• pievienoto dokumentu (čeka/rēķina attēlu vai PDF) glabāšanu privātā glabātuvē ar glabāšanas reģionu Eiropas Savienībā un piekļuvi tikai tava uzņēmuma lietotājiem; čeku atpazīšanu (OCR) veic 6. sadaļā norādītais apakšapstrādātājs Eiropas Savienībā;
• nemaināmu darbību žurnālu un uzaicinājumu marķieru glabāšanu tikai jauktā (hash) veidā;
• piekļuves ierobežošanu pēc lomām (īpašnieks, administrators, grāmatvedis, skatītājs).

Vadi atbalsta piekļuve tava uzņēmuma datiem

Lai atbildētu uz tavu atbalsta pieprasījumu vai novērstu kļūdu vai drošības incidentu, pilnvarots Vadi atbalsta darbinieks var atvērt tava uzņēmuma datus skatīšanās režīmā: viņš redz to pašu, ko lietotājs ar skatītāja lomu (tostarp algu un darbinieku datus), bet neko nevar mainīt. Šāda piekļuve ir ierobežota laikā — tā beidzas pati ne vēlāk kā pēc 2 stundām —, un katra atvēršana un aizvēršana tiek ierakstīta Vadi iekšējā drošības žurnālā (kurš darbinieks, kad un kuru uzņēmumu atvēra). Atbalsta darbiniekiem ir saistošs konfidencialitātes pienākums, un šādi redzētos datus izmantojam vienīgi atbalsta sniegšanai.

10. Tavas tiesības

Saskaņā ar GDPR tev ir tiesības:

• piekļūt saviem datiem un saņemt to kopiju;
• labot neprecīzus datus;
• dzēst datus (“tikt aizmirstam”), ciktāl to pieļauj likumā noteiktie glabāšanas termiņi;
• ierobežot apstrādi vai iebilst pret to;
• uz datu pārnesamību;
• atsaukt piekrišanu, ja apstrāde balstīta uz piekrišanu.

Ja dati attiecas uz tevi kā darbinieku vai partneri, ko sistēmā ievadījis kāds uzņēmums, savu tiesību īstenošanai lūdzam vērsties pie attiecīgā uzņēmuma (pārziņa); mēs palīdzēsim tam kā apstrādātājs. Tiesību īstenošanai raksti uz info@vadi.lv.

11. Sīkdatnes

Lietojam trīs sīkdatņu kategorijas:

• Nepieciešamās — pieteikšanās sesijas uzturēšanai, drošībai un tavas sīkdatņu izvēles saglabāšanai (sīkdatne vadi-consent, glabājas 12 mēnešus). Šīs darbojas vienmēr — bez tām vietne nefunkcionē.
• Analītikas (tikai ar tavu piekrišanu) — apmeklējuma statistikai (Google Analytics), lai saprastu, kā vietne tiek lietota.
• Mārketinga (tikai ar tavu piekrišanu) — reklāmas efektivitātes mērīšanai (Google Ads, Meta Pixel). Ar šo pašu piekrišanu konversiju notikumus (piemēram, reģistrāciju) nosūtām Meta arī no servera (Conversions API); e-pasta adrese pirms nosūtīšanas tiek neatgriezeniski hašota (SHA-256).

Analītikas un mārketinga sīkdatnes ieslēdzas tikai pēc tavas izvēles sīkdatņu banerī. Izvēli jebkurā brīdī vari mainīt vai atsaukt, kājenē nospiežot “Sīkdatņu iestatījumi”. Ja izvēlies “Tikai nepieciešamās”, šīs sīkdatnes netiek iestatītas, un vietne darbojas tāpat kā ar tām.

Analītikas un mārketinga sīkdatnes ir trešo pušu sīkdatnes: ar tām iegūto informāciju saņem Google Ireland Limited (Google Analytics, Google Ads) un Meta Platforms Ireland Limited (Meta Pixel, Conversions API). Šie uzņēmumi var apstrādāt datus arī ASV — uz ES–ASV Datu privātuma ietvara un standarta līguma klauzulu pamata (sk. 7. sadaļu). Glabāšanas laiks: Google Analytics sīkdatnes (_ga, _ga_*) — līdz 2 gadiem, Google Ads (_gcl_au) — līdz 90 dienām, Meta (_fbp) — līdz 90 dienām.

Apmeklējumu statistika bez sīkdatnēm

Publisko lapu (sākumlapa, cenas, kalkulatori, palīdzība u. tml.) apmeklējumus skaitām ar savu statistikas rīku SitesPro Analytics (atvērtā koda Umami). Tas nelieto sīkdatnes un neglabā ne tavu IP adresi, ne citus datus, pēc kuriem tevi varētu identificēt: saglabājam lapas adresi bez parametriem, atsaucējvietni (tikai domēnu), pārlūku, operētājsistēmu, ierīces veidu, valodu un aptuveno atrašanās vietu (valsti un pilsētu, ko nosaka pēc IP adreses, bet pašu adresi neglabā). Lietotnē pēc pieteikšanās (tavi grāmatvedības dati) statistika netiek vākta. Rīku uztur SIA SitesPro, dati glabājas serverī Eiropas Savienībā (Hetzner Online GmbH, Vācija) un tiek dzēsti pēc 3 gadiem. Tiesiskais pamats — leģitīmās intereses (vietnes uzlabošana, GDPR 6. panta 1. punkta “f” apakšpunkts); piekrišana tam nav vajadzīga, jo sīkdatnes netiek lietotas.

12. Izmaiņas politikā

Šo politiku laiku pa laikam varam atjaunināt. Par būtiskām izmaiņām paziņosim vietnē vai e-pastā. Aktuālo redakciju vienmēr atradīsi šajā lapā ar norādītu atjaunināšanas datumu.

13. Kontakti un sūdzības

Jautājumos par personas datu apstrādi raksti uz info@vadi.lv. Ja uzskati, ka tavu datu apstrāde pārkāpj tiesību aktus, tev ir tiesības iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei — Datu valsts inspekcijai (www.dvi.gov.lv).